نویسنده: الیزابت هیل
مترجم: علیرضا ابوالفتحی
مهارتهای نیرومند مدیریتی، اساس هر کسب وکاری هستند. مدیران هسته اصلی الگوهای مدیریتی اند. آنان، کسبوکار را حفظ و موفقیت آن را تضمین میکنند.
برای موفقیت، فرد یا افراد برجستهای مورد نیازند. مدیرخوب، باید حائز مهارتهای ادراکی، فنی و انسانی باشد. اعمال مدیریتی شامل برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و نظارت بر فرآیند نیل به اهداف هستند.
در ادامه، تاریخچه ای از مدیریت بیان میشود و به دو نظریه مهم مدیریت که در اکثر سازمانها کاربرد دارند اشاره میشود. سپس نظریه جدیدی از مدیریت موثر را بیان میکنیم که الگویی ساده شده و جزئی محورتر است. این الگو فقط بر جنبه های مهم مدیریت تمرکز میکند و به شرکت کمک میکند احساس رضایت از کسب اهداف را به بالاترین سطح برساند.
تاریخچه مدیریت
با گذشت زمان، تعریف مدیریت تغییر کرده است. در آغاز دهه 1990، موضوع مدیریت دغدغه مهم بسیاری از کسب وکارها بود. پدر علم مدیریت فردریک تیلور است که در 1911، اصول مدیریت علمی را بیان کرد. یکی از نظریه های مدیریتی، با هدفگذاری آغاز میشود. هدفگذاری فرآیندی مداوم است. گام بعدی، سازماندهی افراد به نحوی است که با اهداف کسب وکار متناسب شوند. زمانیکه اهداف مشخص میشوند ابتدا باید یک شخص، فعالیتها، تصمیمها و روابط مورد نیاز برای کمک به موفقیت شرکت را تجزیه وتحلیل کند. سپس اهداف را به فعالیتهایی قابل کنترل تقسیم و علاوه بر آن، کارها را به مشاغلی قابل مدیریت تفکیک کند. (بابرو1988)
در مدیریت کلاسیک، مرحله بعدی کار، انگیزهبخشی و بیان اهداف است. انگیزه بخشی مستلزم وجود اهدافی روشن است (بروس2002). جک ولش – مدیرعامل جنرال الکتریک- میگفت: بیشتر شرکتها مملو از کارکنانی اند که هیچ اطلاعی از تصویر بزرگ شرکت- اهدافی که شرکت به دنبال آنها است- ندارند و چون احساس میکنند وجود و مشارکتشان اهمیتی ندارد، پس فقط انجام وظیفه میکنند و بس! انگیزه بخشی و حصول اطمینان از توجه کارکنان به اهداف تعیین شده، جزو وظایف اصلی هر مدیر است.
ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیران، عامل مهمی است که بازخوردهایش فرصت دستیابی به اهداف شرکت را به طرزی موثر، فراهم میکند. هدف نهایی سیستم ارزیابی عملکرد، بهبود عملکرد سازمان است. اطلاعات بهدست آمده به شرکت میگوید کجا هستند، چگونه عمل کنند و به کجا میروند. ارزیابی عملکرد به رشد و توسعه افراد کمک میکند و با واگذاری دقیق و بابرنامه وظایف به کارکنان محقق میشود. مدیر باید همکارانش را بشناسد و به آنان اعتماد کند، بههمان اندازه، کارمند آماده اعتماد کردن به مدیر میشود (کاتلینوکف2005)
عدم تمرکز و تفویض اختیار، گام بعدی مدیریت کلاسیک است. یقینا وظایف و مشکلات فراوانی سرراه موفقیت یک کسب وکار وجود دارد که به طور آشکارا شخص به تنهایی قادر به انجام آنها نیست. در محیط پیچیده کسب وکار امروزی و با همه روندهای تاثیرگذار بر این کسب وکارها، مانند جهانی شدن، فرد نمیتواند همه آنچه تجارت رو به رشد، نیاز دارد را برآورده کند یا دستکم سرعت مورد نیاز را نخواهد داشت.تشکیل گروه و اضافه کردن مدیران دیگر به شرکت، ضرورتی است برای بقا در فضای کسب وکار امروزی.
عدم تمرکز به افراد میگوید چه کارهایی باید انجام شود و به آنان اجازه میدهد کارها را به روش خودشان انجام دهند. رهبر گروه باید بر حوزه تخصصی اش تمرکز کند و سایر وظایف تفویض شوند. (هلر اندی)
تفویضاختیار فرآیندی است که ماهیت مدیریت را ساده تر و ممکن تر میکند. این امر اجازه میدهد کارها از طریق دیگران صورت پذیرد. مدیر باید اطلاعاتی که کارکنان نیاز دارند را دراختیارشان بگذارد و درباره اهداف تعیین شده با آنان به طور شفاف سخن بگوید. سرانجام، براساس این نظریه مدیریت، مدیران باید با کارکنانشان ارتباط برقرار کنند تا محیط کار لذتبخشی فراهم آید. مادامیکه مدیران و کارکنان درکنار هم و درجهت هدفی مشخص کوشش میکنند، با کار کمتر، اهداف بیشتری بهدست میآید (هیرِن 2004).
نظریه دیگری هست که مبتنی بر اقدامات ساده تری درمقایسه با نظریه مدیریت کلاسیک است. طبق نظر شرمرهورن، مدیریت از چهار وظیفه تشکیل شده است. اولین وظیفه، برنامه ریزی است؛ عملی که از هدفگذاری و تصمیمگیری برای چگونگی دستیابی به اهداف حاصل میشود. وظیفه دوم، سازماندهی است. این گام از مدیریت، شامل طرحریزی شغلی، نیروی انسانی و منابع موردنیاز برای نیل به اهداف است. وظیفه سوم، رهبری است که مبتنی بر الهام بخشی به کارکنان جهت تلاش بیشتر و دستیابی به اهداف تعیین شده است. و اما وظیفه آخر، نظارت است. این مفهوم، عملکرد افراد را ارزیابی میکند و اطمینان میدهد نتایج موردانتظار حاصل شدهاند. همانگونه که ملاحظه میشود این نظریه بسیار شبیه نظریه کلاسیک است، اما کمی ساده تر.
الگو
در مفهوم کلاسیک مدیریت کسب وکار، مدیران موظف بودند افراد را نظارت، سرپرستی و هدایت کنند. همانگونه که مشاهده شد، با توجه به سابقه تاریخی ذکرشده، نظریه های مشروحه، همگی بر برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و نظارت تاکید داشتند. مدیران فقط میکوشند به گونه ای عمل کنند که مدیران مافوق خود را راضی کنند. آنان با حداقل کیفیت و استانداردهای لازم کار را پیش میبرند تا بتوانند کسب وکار را حفظ کنند. نظریه های قدیم، به واقعیت الهام بخشی به کارکنان، توجهی نداشتند. کارکنان، مدیری میخواهند که به آنان احترام بگذارد و احساس کنند میتوانند هرچه میخواهند از او بپرسند. همچنین نیاز دارند مدیرشان را باور کنند و مدیر صرفا فردی نباشد که میگوید چه کارهایی باید انجام شوند.
روشهای قدیمی مدیریت دیگر کاربرد ندارند. در اقتصاد دانش محور امروزی، کارکنان بدل به موثرترین منابع شرکتها شدهاند. آنان نیرومندترین مرجعی هستند که به کار گرفته میشوند تا هر شرکتی صاحب مزیت رقابتی شود. در دنیای پرشتاب کنونی، کارکنانی که به نحوی مطلوب مدیریت میشوند، انگیزههای بالایی دارند و در رشد و اجرای راهبردها نقشی اساسی دارند. در فضای کسب وکار رقابتی امروز، شخصی مدیر تلقی میشود که بتواند با انگیزه بخشی به کارکنان شرکت را به اهدافش برساند، موضوعی که بیشتر اوقات باعث ایجاد شأن و منزلت برای خود مدیر میشود.
تحقیقات رایج
الگوی مدیریتی جدیدی که باید در همه شرکتها به اجرا درآید، با رهبری آغاز میشود. فضایی بر کسب و کار امروزی سایه افکنده است که آن را دستخوش تغییراتی سریع میکند.
یکی از این تغییرات، تبدیل وظیفه مدیریت به رهبری است. رهبران به کارکنان کمک میکنند براساس چشم اندازهای شرکت، عمل و رفتار کنند. رهبران روحیه افراد را ارتقا میبخشند و باعث میشوند کارکنان هرچه بیشتر خود را با مدیریت تطبیق دهند و اهداف شرکت نیز بهتر حاصل شوند (کاتلینوکف2005)
وظیفه بعدی، ایجاد تمرکز بیشتر بر خلق چشم اندازها و توانمندسازی کارکنان است. مدیران باید توجه ویژهای به سه بخش اصلی کسب وکار یعنی افراد، دانش و انسجام داشته باشند. هر زمان که مدیران توجهشان به این سه مهم معطوف باشد، عملکرد مالی شرکت نیز بهبود مییابد. مدیران باید مطمئن شوند که این توجهات در جای خود و به شکلی مطلوب صورت بگیرند؛ طوریکه اهداف کوتاه مدت و بلندمدت، حاصل شوند. وظیفه بعدی توجه به این حقیقت است که فقط درصورتی مدیریت میتواند کارآمد باشد که هر سه عامل گفته شده، به خوبی پرورش یافته باشند.
همگام با کسب وکار عجول این روزها، ضروری است مدیران، رقابتپذیر باشند. آنان باید بر کارکنان تاثیر بگذارند و بیاموزند افراد را تربیت کنند. وظیفه بعدی، داشتن تفکر سیستمی است. به این معنا که همه چیز را در قالب یک کل، ببینیم. این مهم بر عواملی تاکید میورزد که سازمان را یاری میکند بیش از مجموع همه قسمتها، به نتایج دلخواه برسد (کاتلینوکف2005). آخرین وظیفه الگوی جدید مدیریت کارآمد، همسویی اجرای تفکرات سیستمی با اینترنت و سایر فناوریهای روز دنیا است.
در نظریه جدید مدیریت، بسیاری از مدیران میکوشند از روشهای سنتی مدیریت برپایه نظارت، فاصله بگیرند و روابط سازمانی را به وسیله اینترنت و فناوریهای موجود، مدیریت کنند؛ این عوامل اجازه میدهند ارتباطات به خوبی در سازمان شکل بگیرند. این نظریه اصرار دارد که عامل مهم، ایجاد و حفظ روابط صحیح بین کارکنان و مدیران و کارکنان با مشتریان است تا شرکت سودآوری بیشتری داشته باشد و به موفقیت بیندیشد. مهمترین آموزه این نظریه آن است که هر فرد باید بتواند چگونگی کارکردن با افراد را فراگیرد و مدیران باید به کارکنان انگیزه دهند و بر آنان تاثیرگذاری کنند تا به اهداف شرکت نائل شوند. این، مهمترین استعدادی است که مدیر باید داشته باشد. همچنین بیان میکند مدیران میتوانند کارکنان را حمایت کنند تا بهترین عملکرد را داشته باشند.
کاربرد
الگوی جدید مدیریت کارآمد، مفهوم کلاسیک مدیریت را بهسمت مدیریت چندوظیفه ای و هدفگرا تغییر میدهد. این الگو طی فرآیند فروش در یکی از فروشگاههای خرده فروشی وریزون وایرلس، کاربردش را نشان میدهد. مشتریای وارد فروشگاه میشود و قصد خرید گوشی تلفن همراه دارد. او تصمیم دارد فقط گوشی بخرد و نیازی به برنامه یا لوازم جانبی ندارد. فروشنده اطمینان دارد میتواند وظیفه اش را انجام دهد و با فروش گوشی کار را تمام کند؛ اما خوب میداند برای بالابردن سود فروشگاه ناچار است از مدیریت بخواهد به گونه ای وارد ادامه مذاکره (معامله) شود تا لوازم یا برنامه های جانبی نیز فروخته شوند.
1- وظیفه رهبری
میتوان مشاهده کرد که مدیر، کارمندش را رهبری و الهام بخشی کرده است تا اهداف بیشتری کسب کند، زیرا فروشنده از او میخواهد کمک کند تا توفیق بیشتری در فروش حاصل شود. مدیر برخی فواید و امکانات برنامه ها و لوازم جانبی را که مشتری درصورت خرید، از آنها بهره مند میشود را میگوید و به نوعی او را حمایت میکند. مدیر او را رهبری میکند و کمک میکند تا بداند در چنین اوضاعی چگونه با مشتری سخن بگوید و اگر هم مشتری قصد خرید نداشت، خود مدیر نقش فروشنده را به عهده بگیرد و میکوشد اینگونه برای آینده، آموزش لازم را به فروشندگان داده باشد.
2- چشم انداز و توانمندسازی
برای شرکت وریزونوایرلس، اهداف کوتاه مدت و بلندمدتی متصور است. مثالی از اهداف کوتاه مدت، رسیدن به سود موردنظر ماهانه است. مثالی از اهداف بلندمدت هم، مدیریت برمبنای هدف است که هرسه ماه یکبار از سوی مدیریت اعلام میشود. با حصول اطمینان از اینکه فروشنده، محصولات را میشناسد و میداند که باید همراه گوشی، برخی لوازم و برنامه های جانبی را نیز بفروشد، هم فروشنده به اهداف شخصی اش میرسد و هم اهداف سودمحور شرکت محقق میشوند. بنابراین مدیر اطمینان مییابد که بر سه عنصر اصلی کسب وکار تمرکز داشته است. افراد، دانش و انسجام همان سه عنصری هستند که مدیر دراین اوضاع به آنها توجه دارد. وظیفه مدیر ایجاب میکند علاوه بر فروشندگان، به مشتریان نیز نشان دهد به این سه اصل مهم، دقت دارد.
3- الهام بخشی و تربیت
مدیر باید اجازه دهد فروشنده کارش تمام شود سپس آموزش و تربیت لازم را به او بدهد. این کار نباید درحین فروش صورت بگیرد، زیرا احساس خجالت زدگی و ناکارآمدی به فروشنده دست میدهد. در مقابل، مدیر باید نقش مشتری را بازی کند و از فروشنده بخواهد بکوشد اقلام مورد نظر را به او بفروشد. تربیت صحیح فروشنده، به او اعتمادبه نفس میدهد، لذا در آینده دیگر نیازی به کمک مدیر ندارد.
4- اینترنت و فناوری
برای اثربخشی بیشتر در مواجهه با کارکنان، مدیر باید همگام با فناوریهای نوین، پیش برود. اینترنت انقلابی برای آینده است. روزی- که خیلی هم دیر نیست- فرا میرسد که همه کارها با اینترنت انجام میپذیرد. درباره مثال بالا، اگر مدیر، محصول یا فواید محصولاتی که فروشنده قصد فروش آنها را داشت، نمیدانست قطعا نمیتوانست مشتری را متقاعد به خرید کند. به همین دلیل موضوع اینترنت و فناوری به نظریه جدید مدیریت کارآمد اضافه شده است؛ زیرا اگر مدیر از فناوری روز دنیا عقب باشد، آنگاه چگونه میتوان انتظار داشت کارکنانش همه چیز را بدانند.
برای موفقیت درکسب وکار، مدیر باید الزاما نسبت به همه تغییروتحولات، آگاه و به روز باشد. درمجموع، نظریه های قدیم مدیریت دیگر منسوخ شدهاند و بعید است با تغییرات روزافزون اقتصادی کنونی، همگام باشند. مهمترین وظیفه مدیر، نخست ایفای نقش رهبری است و سپس سایر وظایف الگوی جدید مدیریت به تبع آن صورت میگیرند. مطالعات آینده در زمینه مدیریت بر اهمیت نقش اینترنت و فناوری در فرآیندهاي مدیریتی، تاکید خواهند ورزید. اگرچه مهارتهای انسانی و تربیتی برای مدیران مهم هستند، اما مدیر باید بداند چگونه و چه چیزهایی به کارکنان بیاموزد تا آنان راه موفقیت در دنیای کسب وکار کنونی را درپیش بگیرند.
]]>