کنترل اثر بخش

معنی کنترل v مديريت فرآيندي است براي اطمينان يافتن از اين که عمليات واقعي طبق عمليات برنامه ريزي انجام شده است. v کنترل به چهار مرحله تقسيم مي شود: • تعيين روش و استاندارد براي سنجش عملکرد • سنجش عملکرد • تطبيق عملکرد با استاندارد • اقدامات اصلاحي علت مورد نیاز بودن کنترل v يک دليل براي مورد نياز بودن کنترل اين است که بتوان پيوسته فرآيند امور و پيشرفت کارها را تحت نظارت قرار داد و اشتباهات را اصلاح کرد. v همچنين کنترل به مديران کمک مي کند تا تغييرات محيطي و اثرات آنها را روي پيشرفت سازمان تحت نظر داشته باشند. اهمیت کنترل با توجه به سرعت تغییرات محیطی v بهبود بخشيدن به کنترل کيفيت v سازگاري با پديده تغيير v افزايش سرعت در توليد و تحويل کالا v افزايش ارزش v تفويض اختيار و تيم طرح ریزی سیستم های کنترل v اين سيستم ها باعث مي شود که مديريت بتواند نتيجه دقيق عمليات را در موعد مقرر به مقامات و دست اندرکاران بدهد و از يک روش صرفه جويانه که مورد قبول اعضاي سازمان است، استفاده کند. شناسایی زمینه های عملکرد اصلی v عملکرد اصلي يا حوزه هاي بازده اصلي که اگر به صورتي اثربخش عمل کند کل واحد يا سازمان موفق خواهد شد. v معمولاً اين گونه فعاليت ها که در کل واحد سازمان وجود دارند کار يا فعاليت اصلي سازمان را تشکيل مي دهند. تعیین نقاط کنترل استراتژیک v علاوه بر تعيين زمينه هاي اصلي عملکرد، اين موضوع هم اهميت دارد که در سيستم بايد نقاط اصلي را تعيين کرد، يعني جايي که مي توان از آنجا اطلاعات را کنترل يا جمع آوري کرد. v اگر اين نقاط کنترل استراتژيک تعيين شوند، مي توان مقدار اطلاعاتي را که بايد جمع آوري و ارزيابي کرد تا حد زيادي کاهش داد. v مهم ترين و مفيدترين روش براي تعيين نقطه کنترل استراتژيک اين است که در هر زمينه اي از فعاليت در پي ارکان اصلي برآمد و آنها را شناسايي کرد. v مسأله مهم ديگر تعيين محل هايي است که تغييراتي در آنها رخ مي دهد. کنترل های مالی v صورت هاي مالي • با استفاده از صورت هاي مالي، مي توان ارزش پولي کالاها و خدمات ورودي و خروجي سازمان را تعيين کرد. • اين صورت هاي مالي ابزار يا وسايلي هستند که بدان وسيله از سه ديدگاه به وضع مالي سازمان توجه مي شود: • نقدينگي • وضع مالي • سودآوري • از جمله صورت هاي مالي که مورد استفاده شرکت هاي کوچک و بزرگ قرار مي گيرند، عبارت اند از: • ترازنامه w پيام يک تراز نامه چنين است: «در اين مقطع خاص زماني، وضع شرکت از نظر مالي چنين است». • صورت سود و زيان w در صورت سود و زيان عملکرد مالي شرکت را در يک مقطع زماني نشان داده مي شود. بنابراين، پيام صورت سود زيان چنين است: «آنچه را که ما توانسته ايم در سايه پول ها به دست آوريم، چنين است». • صورت جريان نقدي (صورت منابع و مصارف وجوه) w بسياري از شرکت ها علاوه بر ترازنامه و صورت سود و زيان، صورت جريان هاي نقدي يا صورت منابع و مصارف وجوه را نيز تهيه مي کنند. اين صورت حساب ها نشان مي دهند که وجوه در طول سال از چه محلي تهيه شده اند، يعني از عمليات، از محل وصول مطالبات يا از محل فروش اقلام سرمايه گذاري شده و نيز اين وجوه به چه مصرفي رسيده اند. روش های کنترل بودجه v بودجه فهرستي از منابع (برحسب عدد و رقم) است که براي فعاليت هاي برنامه ريزي شده و براي دوره هاي معين زماني، در نظر گرفته مي شوند. v از اين رو، آنها از متداول ترين ابزارهايي است که در هر سطح از سازمان براي برنامه ريزي و کنترل مورد استفاده قرار مي گيرد. v به چند دليل، اين مقادير به صورت فزاينده اي مورد استفاده قرار مي گيرند: • نخست، اقلام بودجه برحسب پول بيان مي شوند، که مي توان در رابطه با انواع زيادي از فعاليت هاي سازماني، به عنوان يک شاخص يا معيار سنجش مورد استفاده قرار داد. • دوم، جنبه پولي بودجه بدان معني است که مي توان در مورد منابع سازمان (سرمايه) و هدف اصلي سازمان (سود) اطلاعات لازم را گزارش کرد. • سوم، در سايه وجود بودجه مي توان استانداردهاي روشن و مشخصي، براي عملکرد سازمان، در طي دوره هاي زماني مشخص (معمولاً يک سال) تعيين کرد. مراکز مسئولیت v مرکز مسئوليت، يعني يک سازمان يا واحدي از سازمان زير نظر شخصي به نام مدير يا مسئول، اداره مي شود. v يک مرکز مسئوليت مصرف کننده منابع (يعني اقلام برون داد يا هزينه) است تا چيزي را (محصول يا درآمد و فروش) توليد و ارائه نمايد. v اصولاً مسئوليت يک مرکز سرمايه گذاري، مرکز سود، مرکز هزينه، يا مرکز درآمد، به يک نفر واگذار مي شود. v مرکز درآمد • واحدي از سازمان است که در آن توليد يا بازده، برحسب مقدر پول محاسبه و تعين مي شود، ولي آن مبلغ مستقيماً با مبالغ هزينه هاي مصرف شده مقايسه نمي گردد. v مرکز هزينه • در يک مرکز هزينه اقلام مصرفي (داده ها يا درون دادها) براساس سيستم کنترل، برحسب مقادير توليد شده تعيين مي گردند، ولي بازده محصول (ستانده ها) محاسبه نمي شود. v مرکز سود • در يک مرکز سود عملکرد براساس تفاوت بين درآمد و هزينه تعيين مي گردد. v مرکز سرمايه گذاري • در يک مرکز سرمايه گذاري، نه تنها با استفاده از سيستم کنترل، ارزش پولي مقادير مصرف شده و ميزان توليدات (داده ها و ستانده ها) را محاسبه مي کنند، بلکه همچنين در چنين مرکزي ميزان توليد يا محصول را با اقلام معيني از دارايي (که براي ايجاد اين توليدات به کار گرفته شده اند) مقايسه مي نمايند. فرآیند بودجه بندی v معمولاً بودجه بندي بدين گونه شروع مي شود که مديريت عالي سازمان، براي سالي که در پيش است مقدار فروش، سود و وضع اقتصادي را پيش بيني مي کند و از مديران رده پايين تر سازمان، مسئولان بخش ها و واحدها مي خواهد که بودجه واحد مربوطه را طبق يک جدول زمان بندي شده بنويسند. v مديريت عالي سازمان با اين پيش بيني ها و تعيين هدف ها، دستورالعمل هاي صادر مي کند، که مديران رده پايين تر به هنگام نوشتن بودجه بايد آنها را رعايت کنند. v مسير بالا به پاين • مديران ارشد، بدون مشاوره با مديران رده هاي پايين تر، بودجه را تعيين و به سطوح پايين تر اعلان مي نمايند. v مسير پايين به بالا • نخستکساني که در سطح اجرايي هستند بودجه ها را تهيه مي نمايند، سپس براي تصويب و تأييد مقامات ارشد، آن مقادير را به سطوح بالاتر سازمان مي فرستند. v نقش کارکنان بودجه • اگرچه تهيه و نوشتن بودجه، از مسئوليت هاي مديران است، ولي آنها از گروه برنامه ريزان، يک واحد رسمي يا کميته بودجه اطلاعات لازم را مي گيرند. v مسائلي در بودجه بندي • به هنگام تهيه يا نوشتن بودجه، اگر منابع محدود باشند و به مقدار لازم به دواير تخصيص نيابند، مديران دواير از اين وحشت دارند که نتوانند سهم مناسبي از کل بودجه را بدست آورند. • چون رقابت بين مديران تشديد گردد، تنش و فشارهاي رواني افزايش مي يابد، که در اين ميان افراد به اقدامات سياسي متوسل مي شوند، تا ميزان بودجه تخصيص يافته به خود را با مقادير ساير دواير مقايسه نمايند. • همچنين از آنجا که مديران مي دانند با توجه به توانايي شان، براي رسيدن به استانداردهايي که در بودجه تعيين شده، مورد ارزيابي قرار مي گيرند، دچار اضطراب و فشار رواني خواهند شد. • از اين رو سعي مي کنند بيش از آنچه مورد نياز است درخواست نمايند، تا بدين وسيله مقدار بيشتري پول به آنها تخصيص يابد. • برعکس مقامات ارشد، به هنگام بودجه بندي، هميشه در پي تعيين هدف هايي هستند که سطوح واحدها را کم کنند، تا بتوانند هرچه بيشتر درآمد را افزايش دهند. انواع بودجه v بودجه عملياتي • بودجه هاي هزينه هاي جاري • بودجه هزينه هاي مهندسي • بودجه مرکز درآمد • بودجه مرکز سود v بودجه ثابت و متغير • در بودجه ثابت مقدار هزينه هايي را که بايد براي حجم مشخصي از فعاليت به مصرف رساند معين مي شوند. • در بودجه متغير جدول هايي از هزينه ها تنظيم مي گردد که نشان مي دهد، با چه درصدي از فعاليت يا توليد چه مقدار هزينه لازم است و با تغيير آن مقادير، مقدار بودجه هم تغيير خواهد کرد. • هنگام تهيه و تدوين بودجه سه نوع هزينه بايد مورد توجه قرار گيرد: • هزينه هاي ثابت • هزينه هاي متغير • هزينه هاي نيمه متغير حسابرسی v حسابرسي خارجي • حسابرسي خارجي يعني تأييد دفاتر و صورت حساب هاي مالي شرکت که به وسيله يک فرد مستقل انجام شود. • حسابرسي خارجي نه تنها شرکت را تشويق و ترغيب مي نمايد که در تهيه صورت
حساب ها صداقت و درستي را به کاربرد، بلکه مي کوشد شرکت را وادار کند در ساير امور هم به همين گونه عمل کند. • زماني حسابرس خارجي به امور شرکت رسيدگي مي کند که دوره عملياتي شرکت پايان يافته و صورت هاي مالي تهيه و تکميل شده باشند. v حسابرسي داخلي • حسابرسي داخلي به وسيله اعضاي سازمان انجام مي شود و هدف اين است که مسئولان و دست اندرکاران شرکت مطمئن گردند که دارايي هاي سازمان به شيوه اي معقول محفوظ مانده اند و اين که گزارش ها و رونده هاي مالي داراي صحت و دقت لازم هستند، تا بتوان بر آن اساس صورت حساب ها را تهيه کرد. • معمولاً در شرکت هاي بزرگ حسابرسي داخلي به صورت يک فعاليت تمام وقت است.