سازمان رسمي و غيررسمي
اجرا، حلقه مفقود فرآیند خط مشی عمومی
می 21, 2012
H-Index چيست؟
می 23, 2012
سازمان رسمی، ساختاری برنامه‌ریزی‌شده از نقشها است؛ كه به‌صورت رسمی سامان یافته است.[1] به‌عبارت دیگر، سازمان رسمی، عبارت است از سیستم یا شبكهای از ارتباطات و اختیار، كه افراد و گروه‌هایی كه وظایف مهمی انجام میدهند، را به‌هم مرتبط میسازد. در ورای هر سازمان رسمی، معمولا یك سازمان غیر رسمی(مجموعه‌ای از روابط كاری غیر رسمی در میان اعضای سازمان) وجود دارد؛ در حالیكه سازمان رسمی تعیین میكند، چه فردی به چه كسی، گزارش میدهد؛ سازمان غیر رسمی براین مبنا استوار است، كه چه كسی، عملا با چه كسی، به تعامل میپردازد.[2]
در نمودارهای سازمانی، میتوان ساختار رسمی سازمان و اینكه چه كسانی مسئول چه نوع كارها و یا فعالیتهایی هستند، را نشان داد. همچنین نمودار سازمانی میتواند، نقاط ضعف سازمانی، مانند كارهای مضاعف یا تعارض‌های بالقوه را مشخص كند. ولی نمودار سازمانی باعث میشود كه برخی از ویژگیهای ساختار سازمانی از نظرها پنهان بماند. از یك دیدگاه، نمودار سازمانی بیانگر این است كه افراد همسطح، دارای اختیارات و مسئولیتهای یكسان یا برابر هستند؛ در حالیكه همیشه چنین وضعی صادق نیست؛ نمودار سازمانی نمیتواند در روابطی كه بین افراد به‌وجود میآید (سازمان غیر رسمی)، خدشه ای وارد كند یا سد راه آن گردد.
چستر بارنارد، اولین كسی است كه روابط بین سازمانهای رسمی و غیر رسمی و فرآیندهای تصمیمگیری در سازمان و نقش و وظایف مدیریت را مطالعه كرد. او طرفدار پیوستگی بین ارزشها و شبكههای اجتماعی و غیر رسمی و نظامهای رسمی و اهداف است و اعتقاد دارد كه هرچه این عوامل و عناصر، پیوستگی و یكنواختی داشته باشند؛ سازمان بهتر عمل میكند.[3]
وی یكی از نخستین اندیشمندانی بود كه به اهمیت ساختار سازمانی پی برد و یادآور شد كه روابط غیررسمی، هم به انجام كارها كمك میكند و هم میتواند به كاركنان در تأمین نیازهای اجتماعیشان كمك كند.[4]
هربرت سایمون درباره سازمان غیر رسمی، عقیده دارد كه سازمان غیر رسمی روابط شخصیای است، كه در سازمان وجود دارد و بر تصمیمات اثر میگذارد؛ ولی در طرح رسمی، پدیدار نمیگردد؛ یا با آن سر سازگاری ندارد.[5]
در همین زمینه كیت دیویس، معتقد است كه سازمانهای غیر رسمی، شبكهای از روابط شخصی و اجتماعی هستند كه لزوما توسط سازمان شكل نگرفته اند؛ بلكه به گونهای خودجوش با همكاری و معاشرت و تعامل افراد پدید میآیند. سازمانهای غیر رسمی ممكن است دربرگیرنده افرادی از یك سازمان باشند، كه مثلا در تعطیلات، باهم به تفریح و ورزش میپردازند؛ یا افرادی كه در ساعتهای فراغت، باهم به صرف چای میپردازند. این پیوندهای بین فردی، در مدیریت بسیار مهمند؛ زیرا مدیران باید نسبت به سازمان غیر رسمی آگاه بوده و از دشمنی با آن پرهیز کرده و از فواید آن در اداره سازمان بهره‌جویند. بررسی اینكه چرا و چگونه گروه غیر رسمی پدید میآید، از موضوعات مطرح در روان‌شناسی اجتماعی است.[6]
روابط رسمی و غیر رسمی، هردو بر نقش سازمانی فرد اثر میگذارد. در هر زمان ممكن است، یكی از این دو رابطه، غالب باشد. مدیران اغلب به اهمیت روابط غیر رسمی بیتوجهند.[7]
چرایی و عوامل پیدایش سازمانهای غیر رسمی
این واقعیت كه یك سازمان به صورت رسمی ایجاد شده است، نمیتواند به این معنی باشد كه همه فعالیتها و روابط متقابل بین اعضاء، به صورت دقیق طبق طرح یا نمودار سازمان باشد. در هر سازمان رسمی، تعدادی سازمان غیر رسمی به وجود میآید و این روابط(روابط غیررسمی) بدان سبب به‌وجود میآیند كه افراد در كنار یكدیگر كار و زندگی میكنند.
در سازمانها، مقررات رسمی باید كلّی، فراگیر و بسیار گسترده باشند؛ تا بتوانند شرایط گوناگونی را كه به‌وجود میآیند، تحت پوشش قرار دهند؛ ولی به‌كارگیری این قوانین كلی، در موارد خاص موجب میشوند كه در قضاوت (برای حل مسائل و كاربرد قوانین) مسائلی به‌وجود آید و برای حل این مسائل به‌ناچار، باید از روشهای غیر رسمی استفاده كرد. حتی ممكن است پیوسته تصمیماتی گرفته شود كه مقررات رسمی، آنها را پیش‌بینی نكردهاند؛ به‌ویژه هنگامی كه تغییرات به‌سرعت انجام میشود؛ مدت مدیدی پیش از اینكه مقررات رسمی، تغییر یابند و با اوضاع در حال تغییر سازگار گردند؛ برای حل مسائل و اتخاذ تصمیمات ضروری باید از روش های غیر رسمی استفاده كرد. گذشته از این برای سازماندهی عملكردها و افزایش بهرهوری باید از هنجارهای غیر رسمی استفاده كرد.[8]
علاوه بر ساختار سازمان رسمی عواملی مانند ویژگیهای افراد گوناگون، تواناییهای آنها، تمایل افراد به كمك به یكدیگر و میل به هم‌نوایی با هنجارهای گروه و نیازهای اجتماعی افراد میتوانند در شكلگیری سازمانهای غیررسمی نقش مهمی ایفا كنند.[9]
تفاوت سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی
1. چگونگی ایجاد؛ سازمان رسمی را مسئولین به‌طور قانونی بنیانگذاری و تصویب میكنند و در آن تعداد مشاغل، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی انجام آن مشخص میشود. ساختارهای رسمی در واقع تخیّلی هستند؛ یعنی به‌صورت انتزاعی در اسناد و مدارك سازمانی ترسیم شدهاند؛ زیرا سازمان آن‌گونه كه پیش‌بینی‌شده عمل نمیكند؛ اما سازمان غیر رسمی، بیانگر حالت واقعی سازمان است؛ یعنی چگونگی عمل سازمان را به‌طور واقعی نشان میدهد. بعد از آنكه ساختار رسمی ایجاد میشود، سازمان غیر رسمی به طور طبیعی در چارچوب آن پدیدار می‌گردد؛ سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی را تعدیل، تحكیم یا گسترش میدهد. برای مثال، در ساختار رسمی، ممكن است تمام مسائل نیروی انسانی، به‌طور مستقیم با مسئول كارگزینی در میان گذاشته شود؛ ولی اگر كاركنان دریابند كه میتوانند از معاون كارگزینی كمك بیشتری بگیرند، به وی مراجعه خواهند كرد.[10]
2. ماهیت؛ ماهیت غیر شخصی سازمان رسمی در برابر ماهیّت شخصی سازمان غیر رسمی از وجوه تمایز عمده میان سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی است.[11] سازمان رسمی، به طراحی مشاغل محدود شده و از طریق فرایند كارگزینی، افراد خاصی برای تصدی مشاغل، انتخاب میشوند. در حالیكه سازمان غیررسمی هنگامی شكل میگیرد كه تصدی شغل معیّنی در سازمان، موجب برقراری روابط اجتماعی با دیگران میشود.[12]
سازمان غیر رسمی چهره دوم سازمان به‌شمار آمده و در دل سازمان رسمی پدیدار میشود و بدون آن نمیتواند ایجاد گردد. این نوع سازمان سایه سازمان رسمی بوده و در عین حال بر آن اثر میگذارد.[13]
3. سازماندهی؛ سازمان غیر رسمی دارای سازماندهی متزلزل، قابل انعطاف و ضعیف است.[14]
مزایا و معایب سازمان غیر رسمی
سازمان غیر رسمی به افراد كمك میكند تا باهم ارتباط برقرار سازند، و یكدیگر را حمایت كنند و نیازهایشان را برای تعامل اجتماعی ارضا نمایند.[15] همچنین پشتیبانی از اهداف سازمانی، ایجاد ارتباطات موثر و عاملی موثر در جبران كمبود توانایی مدیران نیز از مزایای سازمان غیر رسمی ذكر شدهاند.[16]
از طرف دیگر، سازمان غیر رسمی ممكن است، به ضرر سازمان نیز باشد، این سازمانها میتوانند مستعدّ شایعه‌پراكنی(شایعات منفی) باشند، در برابر تغییر مقاومت كنند و حتی كوششهای كاركنان را از اهداف سازمانی منحرف كنند. افرادی كه به گروههای غیر رسمی راه نمییابند، ممكن است احساس كنند كه غریبه هستند و از كارشان ناراضی شوند. مثلا مدیران آمریكایی از وجود كابینه سایه(یك گروه غیر رسمی از مدیران ژاپنی كه علی‌رغم عناوین شغلی كه به غیر ژاپنیها داده شده است، قدرت واقعی برای انجام كار در مؤسسه را در اختیار دارند) در شركت های ژاپنی ناراضی هستند.[17]
به‌علاوه، پیروی و سازگاری منفی گروههای غیر رسمی به وسیله عادات و پیمان‌های خود، به همدیگر متصل هستند و تغییراتی كه امنیت آنان را به مخاطره بیاندازد؛ مورد مخالفت آنان قرار خواهد گرفت، نیز جزء معایب سازمانهای غیر رسمی هستند.[18]
حاصل مباحث مذكور، این است كه مدیران، سازمانهای غیر رسمی را باید در سازمان خود به رسمیّت بشناسند و از مزایای آنها در راستای ارتقاء عملكرد كاركنان و ارضاء نیازهای اجتماعی آنان بهره گرفته و كلا از سازمانها غیر رسمی در جهت اهداف سازمانی بهره بگیرند و در تصمیم‌گیری‌ها به منافع و عملكرد سازمانهای غیر رسمی توجه داشته باشند و معایب سازمانهای غیر رسمی را مدیریت كنند.
[1]. كونتز، هارولد و همکاران؛ اصول مدیریت، محمدعلی طوسی و دیگران، تهران، سازمان مدیریت دولتی، 1374،چاپ سوم، جلد اول، ص358.
[2]. ایران‌نژاد پاریزی، مهدی؛ اصول و مبانی مدیریت، تهران، پایدار، 1384، چاپ اول، ص200- 199.
[3]. كندی، كارول؛ نخبگان مدیریت، مهدی ایران‌نژاد پاریزی، تهران، مدیران و موسسه تحقیقات و آموزش مدیریت وزارت نیرو، 1384، چاپ اول، ص79 – 75.
[4]. همان.
[5]. استونر،جیمز و فریمن، ادوارد؛ مدیریت، علی پارسائیان و سید محمد اعرابی، تهران، مؤسسه مطالعات و پژوهش‌های بازرگانی، 1375، چاپ اول، جلد دوم، ص670- 669.
[6] . كونتز، هارولد و همکاران؛ ص358.
[7]. رضاییان، علی؛ مبانی سازمان و مدیریت، تهران، سمت، 1379، چاپ اول، ص277.
[8]. شفریتز، جی ام و اوت، جی استیون؛ تئوری‌های سازمان اسطوره‌ها، علی پارسائیان، تهران، فرزانه، 1379، چاپ اول، جلد اول، ص407- 406
[9]. همان، ص 407.
[10]. رضائیان، علی؛ مبانی سازمان و مدیریت، تهران، سمت، 1379، چاپ اول، ص276.
[11]. همان.
[12]. رضائیان، علی؛ اصول مدیریت، تهران، سمت، 1376، چاپ هشتم، ص136- 135.
[13]. زارعی متین، حسن؛ مبانی سازمان و مدیریت رویكرد اقتضائی، تهران، انتشارات دانشگاه تهران، 1379، چاپ اول، ص90.
[14]. همان.
[15]. ایران نژاد پاریزی،مهدی؛ ص200.
[16]. استونر،جیمز و فریمن، ادوارد؛ ص672- 671.
[17]. ایران‌نژاد پاریزی، مهدی؛ ص201- 200.
[18]. استونر،جیمز، فریمن ،ادوارد؛ ص674-672.
ابراهيم محمدي قراسوئي
