پورتال‌هاي سازماني: رويكردي نوين در مديريت شبكه محور

چكيده

گسترش كاربردهاي فناوري اطلاعات در عرصه فعاليت‎هاي اقتصادي و اجتماعي سبب ابداع و ارائه راه حل‌ها و راهكارهاي مختلف شده ‎است. طبيعي است كه هر يك از اين روشها و ابزارها، مبتني بر نيازي خاص و در جهت رفع مشكلات موجود ابداع و به خدمت گرفته شده اند. پورتال‌هاي سازماني نيز با در نظر گرفتن نيازهاي اطلاعاتي در حوزه مديريت مبتني بر شبكه يا اصطلاحاً شبكه محور طراحي و بكارگيري شده‎اند. امروزه كمتر مؤسسه يا سازماني را در كشورهاي پيشرفته و در حال توسعه مي‎توان يافت كه از فناوري پورتال بي‌بهره باشد و از آن در جهت پشتيباني از اهداف سازماني استفاده نكرده باشد. پورتال‌هاي سازماني جداي از خدماتي كه در عرصه باز سازمان با اعمال مديريت متمركز ارائه مي‌كنند، فرصت‎هاي نويني را متناسب با توان اقتصادي و اجرايي سازمانها فراهم مي‎نمايند. اين بدان مفهوم است كه پورتال‌هاي سازماني زمينه همكاري‎هاي متقابل و امكان بهره‎برداري از توانائيهاي حرفه‎اي و سرمايه‎گذاري مشترك را در فعاليت‎هاي بازرگاني فراهم مي‎سازند. آنچه در پي مي آيد، تشريح نقش و كاركرد پورتال‌هاي سازماني در مديريت شبكه محور است.

كليدواژه : فناوري اطلاعات؛ پورتال؛ پورتال‌هاي سازماني؛ مديريت شبكه محور

1- مقدمه

در دهه پاياني قرن بيستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، ظهور و گسترش فناوري اطلاعات كليه شئونات زندگي و تعاملات اجتماعي را دستخوش تحول نمود. تا حدي كه تمامي جوامع ناگزير از رويكرد به آن شدند (رحمتيان 1381). اينترنت شرايط تازه‎اي را پديد آورد كه در آن توليدكنندگان، تامين‎كنندگان، فروشندگان و مشتريان، و تقريباً همه عوامل دست‎اندركار يك چرخه اقتصادي قادر شدند در يك فضاي مجازي مشترك با يكديگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اينترنت تئوري‎ها و نظريات جديدي را به ميان آورده است كه يكي از مشخصه‎هاي اصلي آنها نگاه تازه‎اي به مقوله كسب و كار است (نوعي‌پور 1382).به جرأت مي‎توان گفت كه تجارت الكترونيكي يكي از نمودها و كاربردهاي ويژه فناوري اطلاعات است و هم اكنون حجم وسيعي از خريد و فروش‎ها در كشورهاي پيشرفته به شيوه الكترونيكي صورت مي‎پذيرد. بر اساس آمارهاي رسمي اعلام شده، تجارت الكترونيكي آمريكا طي سال 2002 بالغ بر 6/1 هزار ميليارد دلار بوده است كه پيش بيني مي‎شود در سال 2006 به 1/7 هزار ميليارد دلار برسد. تجارت الكترونيكي مالزي در سال 2002، 7/13 ميليارد دلار بود كه پيش بيني مي‌شود در سال 2006 به بيش از 158 ميليارد دلار خواهد رسيد (شهيدي 1382). بديهي است كه رسيدن به چنين حجم‎هاي دلاري در تجارت الكترونيكي بر اساس مديريت و برنامه ريزی‌های مدون امکانپذير خواهد بود.مؤسسات و سازمانهاي گوناگوني تاكنون با هدف ارائه راه‎حل‎هاي نوين جهت تسهيل فرايندهای مديريتی تشكيل و تأسيس شده‎اند. پورتال‌هاي سازماني¹ به عنوان يكي از اين راه‎حل‎ها تا حدودي توانسته‎اند انتظارات و اميدهاي مديران را در عرصه‎هاي گوناگون مديريت برآورده سازند. معمولاً اولين نگراني مديران يافتن اطلاعات جديد و منابع اطلاعاتي موثق است. پورتال‌هاي سازماني با بررسي نيازهاي اطلاعاتي مديران، مجموعه‎اي از مسيرهاي مطمئن اطلاعاتي را در اختيار آنها مي‎گذارند. از آنجايي كه ارائه خدمات پورتال اساساً مبتني بر شبكه و به ويژه اينترنت مي‎باشد، پورتال‌هاي سازماني خدماتي فراتر از آدرس دهي اطلاعات را انجام مي‎دهند كه معمولاً شامل مواردي نظير كاوش، سرويس پست الكترونيك، نظر سنجي، گروههاي خبري و بحث و غيره است. امكان تعامل دو سويه ميان مديران و كاربران (کارمندان و ارباب رجوع) از طريق وب سايت اصلي پورتال و همچنين ديگر كاربران عضو در يك پورتال سازماني، زمينه بهره‎برداري هر چه بيشتر از فرصتهايي را كه در عرصه‎هاي گوناگون پديد مي‎آيند، فراهم ساخته است.  در ادامه اين مقاله نقش و كاركرد پورتال‌هاي سازماني را در مديريت شبكه محور مورد بررسي قرار مي‌دهيم.

2- پيدايش پورتال

همچنان كه استفاده از اينترنت در اوايل سال 1994 آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سايتها نيز به شدت افزايش پيدا كرد. اين پديده كه به خودي خود تقويت مي‌شد منجر به بروز ضرورت يافتن راهي براي كمك به امر ناوبري² يعني جستجو و تحقيق شد. به اين منظور دو نوع از وب سايت‎ها يعني «فهرست‌هاي راهنما³» و «موتورهاي جستجو» پا به عرصه ظهور گذاشتند (مجله بزرگراه رايانه 1382).فهرست‌هاي راهنما، راهنمايان وب بودند كه متشكل از ويراستاران انساني بوده و بر اساس مقولات مختلفي مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غيره سازماندهي شده بودند. نتيجه نهايي، معمولاً يك «پيوند⁴» به يكي از صفحات معين وب بود كه اطلاعات مورد نظر كاربر را در خود داشت.از طرف ديگر، موتورهاي جستجو كلمات كليدي را از روي صفحات وب در بانكهاي اطلاعاتي گردآوري و تنظيم مي‌كردند كه جستجوگران مي‎توانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند. با وجود گسترش و تكامل موتورهاي جستجو همچنان اين سئوال به عنوان يك چالش مطرح بود كه چگونه دقيقاً چيزي را به كاربر بدهيم كه او مي‎خواهد؟ روند تكاملي وب سايت‎ها سبب شد تا به تدريج استراتژي‎هاي خود را از «پيوند دادن سريع كاربران» به «سايتهاي مقصد» تبديل نمايند. در اين مرحله ناظران صنعتي به فهرست‌هاي راهنما و جستجوي اوليه عنوان «پورتال» را دادند. اين اصطلاح را در سال 1997، هالسي مينور⁵ كه در آن زمان رئيس CNET بود، ابداع كرد. اين كلمه به همان معناي عادي «دروازه» و «درگاه» است (مجله بزرگراه رايانه 1382).در حوزه اينترنت تعريف پورتال ماهيت متغير خود را حفظ كرد. در ساده‎ترين معنا، پورتال دروازه‎اي است به وب. پورتال سكوي پرتابي است كه هر كاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهاي ديگر بايد به صورت يك صفحه مبدأ از آن استفاده كند. مارشاك⁶ معاون گروه پاتريشيا سيبولد⁷ مي‎گويد: «پورتال‌ها باعث كاهش ميزان پرسه زدن افراد در وب مي‌شوند» (مجله بزرگراه رايانه 1382). در عين حال پورتال‌ها به تدريج تبديل به سايتهايي شدند كه هر كاربر در سراسر روز به منظور مديريت طيف وسيعي از فعاليت‎هاي روزمره خود، به سراغ آنها مي‎رود مانند بررسي كامل تيترهاي خبري، قيمت سهام، ارسال نامه الكترونيكي و پيامهاي دوربرد و پيوستن به تالارهاي گفتگو.از اينرو پورتال‌ها وظايف بسيار متفاوتي را انجام مي‎دهند ولي جوهره همگي آنها متشكل از پنج عنصر اصلي است: مديريت، جستجو، محتوا، ايجاد گروههاي کاري و برنامه‎هاي خلاقيت فردي.

3- از پورتال تا يک محل کار الکترونيکي

پورتال نيز همانند اغلب مفاهيم رايج در فناوري اطلاعات بر اثر اينترنت و شبکه گسترده جهاني⁸ پديد آمد. کاربران عادي اينترنت معمولاً در هنگام ناوبري اطلاعات و کاوش موارد درخواستي خود در اينترنت مغلوب اقيانوس عظيم اطلاعات مي‌شدند. در نتيجه وب سايت‌هاي کاوش نظير Yahoo و AOL پديد آمدند تا به کاربران در يافتن مقاصد اينترنتي مورد نظرشان کمک کنند. اين پورتال‌هاي اوليه هيچگونه امکان تنظيم شخصي را به کاربران خود ارائه نمي‌کردند، بنابراين انتظار چنداني نداشتند که کاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقي بمانند و از سايتي به سايت ديگري نروند.پورتال‌ها اين وضعيت را با ارائه امکانات تنظيم شخصي به نحو چشمگيري تغيير دادند و کاربران آنها مي‌توانستند موضوعات درخواستي خود را مطابق سليقه، اولويت‌ها يا نيازهاي شخصي تغيير دهند و پيوندهاي مطلوبي را در ارتباط با موضوعات مختلف نظير اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تيم‌هاي ورزشي مورد علاقه، اوضاع جوي و هواشناسي و غيره به صورت متمرکز و در يک جا در اختيار داشته باشند. اين ويژگي پورتال‌ها سبب شد تا کاربران آنها نوعي تعلق خاطر به آنها پيدا کنند و هر کاربر مرتباً به پورتال شخصي خود مراجعه نمايد. همين امر سبب شد تا همان وب سايت‌هاي کاوش اوليه يعني Yahoo و AOL با افزودن قابليت‌هاي بيشتر به صفحات اصلي خود مانند امکان ارسال سريع پيام‌هاي کوتاه، گروههاي بحث، صفحات شخصي رايگان، آلبوم‌هاي عکس‌هاي شخصي و خانوادگي و سرويس‌هاي رايگان پست الکترونيکي کارايي و بهره‌وري خود را افزايش دهند و در نتيجه وفاداري بيشتري را از سوي کاربران هميشگي خود دريافت نمايند. بدين ترتيب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد که کاربران به هنگام مراجعه به اين وب سايت‌ها وقت بيشتري را نسبت به گذشته صرف ديدن صفحات گوناگون آنها مي‌کنند (گروه نرم‌افزاري آي بي ام 2002).کاربران سازماني و به ويژه مديران نيز به اين نتيجه رسيدند که از همان قابليت‌هاي پورتال‌هاي اينترنتي براي مديريت منابع سازماني خود اعم از منابع اطلاعاتی و انسانی (پرسنل) استفاده نمايند که البته يافتن اينگونه منابع اطلاعاتي (به لحاظ تخصصي بودن وظايف سازمانها) در اينترنت کار دشواري به نظر مي‌آمد. افزودن ابزارهاي همکاري، تعامل با سيستم‌هاي تبادل، گسترش امکانات به تجهيزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتريان جديد و مرتبط ساختن شرکاء و تأمين کنندگان به يک وب سايت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسير تکاملي خود تبديل به يک فضاي کسب و کار الکترونيکي شود. اين امر راهي را براي کاربران فراهم مي‌کند تا به وسيله آن منابع، روابط و زنجيره ارزش⁹ يک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مديريت کنند.

4- پورتال‌هاي سازماني

از اوايل سال 1997 كه استفاده از پورتال‌ها در عرصه‎هاي مختلف كاوش و بازيابي اطلاعات در اينترنت مورد توجه قرار گرفت، بسياري از سازمانهاي تجاري و غيرتجاري به فكر طراحي و ايجاد پورتال‌هاي سازماني براي خود و پرسنل و كاربران يا به عبارت بهتر مشتريانشان افتادند. شركت‎هايي مانند مايكروسافت  و آي بي ام  هم وارد اين ميدان شدند كه اين رقابت همچنان ادامه دارد.
پورتال‌هاي سازماني اساساً با دو هدف طراحي و در سطح سازمانها مستقر شدند. اين دو هدف شامل مديريت متمركز اطلاعات تجاري در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتي روزآمد مي‎باشند. پورتال‌هاي سازماني از يك سو امكان مديريت متمركز در سازمان را براي مديران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم مي‎كنند و پنجره اي شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار مي‎دهند و از سوي ديگر كاربران و مشتركين خود را از آخرين اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎هاي كاري و تجاري آگاه مي‎سازند. اين پورتال‌ها علاوه بر اطلاع‎رساني زمينه‎هاي تعامل ميان مديران و كارمندان و مشتريان يا كاربران را ايجاد مي‎نمايند. محيط شبكه‎اي پورتال‌هاي سازماني به گونه‎اي طراحي مي‎شود كه يك كاربر پس از ورود به آنها خود را در فضاي مجازي يك محيط تجاري يا كاري مي‎يابد و علاوه بر انجام امور اجرايي و تجاري در سراسر اوقاتي كه در اين محيط به سر مي‎برد احساسي از لذت را همراه با آموزش تجربه مي‌نمايد. يكي ديگر از ويژگي‎هاي پورتال‌هاي سازماني اين است كه كاربران با مشاركت در فعاليت‎هاي مبتني بر شبكه  خلاقيت‎هاي فردي را در خود پرورش مي‎دهند. امكانات تنظيم شخصي‎  كه معمولاً در هر پورتال سازماني پيش‎بيني و ارائه مي‎شود ضمن به چالش گرفتن تجربيات فردي كاربران در كار با امكانات شبكه‎اي و بسترهاي ارتباطي، زمينه‎هاي خلاقيت آنها را به شيوه‎اي كاربردي ايجاد مي‎نمايد.قابليت‎هاي موجود در پورتال‌هاي سازماني نظير كاوش، فهرستهاي موضوعي، سرويس‎هاي صفحات زرد¹⁰ براي يافتن شركت‎هاي محلي، سرويس‎هاي يافتن افراد براي رديابي شماره تلفن‎ها يا آدرس‎هاي پست الكترونيكي، تيترهاي خبري، قيمت سهام، نتايج ورزشي، پيش‎بيني وضع هوا، اطلاعات مسافرتي و پروازي، فهرست رويدادهاي محلي، گروهاي بحث و گفتگو، تابلوي پيامها، سرويسهاي ارسال و دريافت سريع پيامها، آگهي‌ها و پيشنهادهاي تجاري، دفترچه‎هاي آدرس، تقويم و ديگر قابليت‎هاي كاربردي حقيقتاً آنها را تبديل به محيط‎هاي شبكه‎اي كرده‎اند كه كاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎برداري از آنها ديگر نمي‎توانند از عضويت در آنها چشم‎پوشي كنند. اين به معني وابسته نمودن كاربران به يك محيط خاص شبكه‎اي نيست، بلكه به معني ايجاد اعتماد در كاربران و مشتريان جهت مراجعه آنها به يك محل خاص در اينترنت به منظور انجام امور تجاري و اداري است.امروزه روشن شده است كه كاربران پورتال‌هاي سازماني حدود يك سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، يك سوم را صرف پيامها و مشاركت در تالارهاي گفتگو و يك سوم ديگر را صرف دستيابي به ديگر محتويات مي‎كنند (مجله بزرگراه رايانه 1382). امكانات ارتباط از راه دور نظير سيستم پيام كوتاه¹¹ كارايي پورتال‌هاي سازماني را چند برابر ساخته است. كاربران اين پورتال‌ها ديگر حتي براي ارتباط با پورتال مورد نظر نياز به حضور فيزيكي در محل كار يا منزل جهت استفاده از رايانه شخصي ندارند، بلكه مي‌توانند از طريق تلفن همراه خود و ديگر تجهيزات ارتباطي بي‎سيم نسبت به امور اداري و بازرگاني خود واكنش‎هاي مناسب و به موقعي را نشان دهند. به عبارت ديگر پورتال‌ها قادر به بهره‎برداري مفيد و مؤثر از فناوري‎هاي بي‎سيم جهت برآورده ساختن نيازهاي ارتباطي مشتركين خود شده‎اند. همه اينها كارايي پورتال‌هاي سازماني را بيش از گذشته نمايان ساخته‌اند.

5- چارچوب يک پورتال

يک فضاي کاري پورتال صرفاً با قرار دادن يک طرح جذاب بر روي انبوهي از منابع محتوايي و کاربردهاي مربوط به آن که قبلاً کاوش در آنها به سختي صورت مي‌گرفت، حاصل نمي‌گردد. در واقع چالش ساختن يک پورتال در سطحي عالي در صفحه واسط کاربر آن نيست، بلکه در فراهم نمودن فرايندهاي تجاري و کاري يکپارچه‌اي است که از ميان بسياري از سامانه‌هاي فناوري اطلاعات مي‌گذرند تا چنين فرايندهايي را به صورت يک مجموعه واحد درآورند و قابليت‌هاي کاوش جامع، دسترسي و يکپارچه سازي کاربردي، تنظيم شخصي، استقرار، مديريت، همکاري، مديريت محتوايي شبکه، استقرار تخصص، هوش تجاري، تجزيه و تحليل کمي، امنيت و ميزباني ديگر گزينه‌هاي منحصر به سازمان را ايجاد نمايند. فروشنده اي که شما براي خريد خودتان انتخاب مي‌کنيد، بايد بتواند کليه اين قابليت‌ها را يا به صورت مستقيم و يا از طريق مجموعه اي از شرکاء فراهم نمايد تا آنها را با يکديگر ترکيب و مجتمع نموده و اطمينان يابد که اين خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند يافت.اين يکپارچه‌سازي ممکن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتواي اصلي آن شامل انبوهي از نرم افزارهاي ميانجي¹² است که با ساختارهاي شبکه اي موجود درگير و ترکيب مي‌شوند و شرايطي را به وجود مي‌آورند که در بهترين شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل مي‌نمايد و مي‌تواند با نيازهاي متنوعي منطبق گردد و فضاي مناسبي را براي چيزي بيش از يک محصول فراهم نمايد. اين رويکرد فراتر از انتظار شرکت‌هايي نظير IBM بوده است (گروه نرم‌افزاري آي بي ام 2002). اين شرکت در ايجاد خانواده پورتال Websphere خود به چيزي فراتر از اين دست يافت. مزايايي که از طريق استخراج ارزش‌هاي کاملاً جديد پورتال نظير کاربردهاي جاري، محتوا و ويژگي‌هاي تخصصي آن عايد کاربر مي‌شد، در واقع مجموعه اي از دارايي‌هاي محتوايي پورتال را تبديل به يک فضاي کاري منفرد، جامع و مبتني بر تجارت الکترونيکي ساخت. هر يک از پياده سازي‌ها و کاربردهاي پورتال متمرکز بر هدفي خاص مي‌باشد. پورتال‌هاي تجارت به کارمندان (B 2 E) متمرکز بر يکپارچه سازي کاربردهاي سازماني، توسعه اجتماعي و حرفه اي و همکاري برابر هستند در حاليکه پورتال‌هاي تجارت به تجارت (B 2 B) تمرکز خود را معطوف بر امنيت اکسترانت¹³ و کاربردهاي عمومي (سلسله مراتبي) کرده اند. پورتال‌هاي تجارت به مشتري (B 2 C) متمرکز بر قابليت‌هاي سنجش، اجراي تبادلات و حفظ مشتري هستند. در رأس هر يک از پورتال‌ها مي‌تواند تمرکز بر خود پورتال باشد، ضمن آنکه مجموعه‌اي از ويژگي‌هاي بيشتري را ممکن است در يک پورتال صنعتي تجاري بيابيم که هدف آن به عنوان مثال، در خصوص پورتال يک شرکت توليد کننده دارو مي‌تواند پردازش فرايندهاي تأييد دارو توسط وزارت بهداشت باشد. قبلاً، اين ويژگي‌ها از طريق چندين پورتال براي يک سازمان فراهم مي‌شد و از سوي گستره وسيعي از فروشندگان نرم افزارهاي پورتال پشتيباني مي‌گرديد که هر يک به جنبه خاصي از پورتال پرداخته بودند. به عنوان مثال، مي‌توان گفت که يک بانک تجاري بزرگ از يک پورتال (B 2 C) قابل دسترسي براي مشتري استفاده مي‌کند که مشتريان تجاري از طريق آن مي‌توانند به حسابهاي خود دسترسي داشته باشند، به انتقال وجوه و دارايي‌ها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جديد را بدست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حسابهاي خود را دريافت نمايند. علاوه بر اينها، بانک مذکور از يک پورتال تجارت به تجارت (B 2 B) استفاده مي‌کند که از طريق آن پرداخت وام‌هاي کوتاه مدت از بانک‌هاي تجاري بزرگ به بانک‌هاي کوچکتر مورد بحث و بررسي قرار مي‌گيرد. مديريت اين روابط چندگانه فروشنده – خريدار، يک کار چندگانه و ترکيبي را براي تيم فناوري اطلاعات سازمان به وجود مي‌آورد.پورتال‌ها به چارچوب يکپارچه تري تبديل شده اند؛ چيزي که به عنوان راهي براي استقرار محتوا آغاز شد،  اکنون مبنايي شده است که از طريق آن تبادلات چندگانه صورت مي‌گيرند، مديريت شبكه محور را امکان پذير ساخته است و با مشارکت کنندگان بسياري در تعامل مي‌باشد. همانطور که ملاحظه مي‌شود، تعريف کاربردي از پورتال (گروه نرم‌افزاري آي بي ام 2002) متمرکز بر نيازهاي چندگانه بازار است: E 2 E, B 2 E, B 2 C, B 2 B. يک پورتال بايد به سرعت مستقر شود، اما در عين حال بايد به نحو گسترده اي در ميان کاربران مختلف به صورت شخصي تنظيم شود، گستره اي وسيع از محتويات گوناگون را در بر بگيرد، همکاري لازم را ميان کساني که در ارتباط با يک موضوع خاص نياز به کمک و مشارکت ديگران دارند، فراهم نمايد و در تعامل با زمينه طراحي شده خود از انعطاف کافي برخوردار باشد و بالاخره اينکه يک فضاي کاري الکترونيکي مناسبي را براي کاربران خودش به وجود آورد. به طور کلي، پورتال فضاي کاري سنتي و محصول محور را به يک فضاي پرتحرک تر، شخصي شده و قابل تعامل و مشارکت با مشتريان بيشتر تکامل و ارتقاء مي‌دهد. براي اغلب افراد اوج خلاقيت‌هاي الکترونيکي آنها در عرصه‌هاي کاري و شغلي، در ارسال يک فايل الکترونيکي به وسيله پست الکترونيکي خلاصه مي‌شود. اين افراد تنها از 5 درصد از امکانات قابل ارائه در يک پورتال استفاده مي‌کنند. 95 درصد ديگر از امکانات موجود در يک پورتال منتظر کساني است که به سراغ آن مي‌آيند و از اين امکانات در جهت ارتقاي شغلي و حرفه اي خود استفاده مي‌کنند.

6- اجراي مديريت در پورتال‌هاي سازماني

اسفاده از فناوري اطلاعات در انجام امور اداري، داراي دو تأثير عمده ملي است:  يكي «رشد اقتصادي»و ديگري «افزايش بهره‎وري». بررسي‎هاي انجام شده بيانگر اين مطلب است كه بازگشت سرمايه فناوري اطلاعات در كشورهاي مختلف، رقمي بين 50 تا 100 درصد مي‎باشد. در كشورهاي پيشرفته همچون آمريكا، سرمايه‎گذاري در فناوري اطلاعات باعث بازگشت سرمايه 6/70 درصدي در توليد ناخالص داخلي  مي‎شود؛ در واقع سهم بالايي در رشد اقتصادي به نسبت ساير سرمايه‎گذاري‎هاي كشور دارد (كرامر 1381). به علاوه باعث افزايش چشمگير بهره‎وري شده كه از طريق مشاركت در سيستم‎هاي توليد و فروش (بازار) جهاني كه پايه همگي، فناوري اطلاعات مي‎باشد، حاصل مي‎گردد.شبكه‎هاي رايانه‎اي، بازگشت سرمايه و ارزش استفاده از فناوري اطلاعات را افزايش مي‎دهند. قدرت اقتصادهاي شبكه‎اي در اين است كه متناسب با افزايش حجم و اندازه شبكه، ارزش به‎كارگيري فناوري اطلاعات را افزايش مي‎دهند. براي توضيح بيشتر مطلب، مي‎توان مشاهده كرد كه يک رايانه شخصي به تنهايي، بهره‎وري را به ميزان محدود و مشخصي افزايش مي‎دهد. حال اگر اين رايانه به شبكه‎اي متصل گردد كه بتواند با به اشتراك گذاشتن اطلاعات، ارتباطات و همكاري‎هاي سازماني را نيز ميسر سازد، بالطبع بهره‎وري آن چندين برابر مي‎شود. در همين حال، وقتي به ميليونها رايانه ديگر در جهان نيز متصل مي‎گردد و امكانات گسترده شبكه‎اي، تجاري، سازماني و غيره را مورد بهره‎برداري قرار مي‎دهد، بهره‌وري آن نيز بسيار افزايش مي‎يابد. به علاوه، هنوز شاهديم كه تمامي پتانسيل‎هاي شبكه اينترنت، مورد شناسايي و بهره‎برداري قرار نگرفته است. پورتال‌هاي سازماني تنها به عنوان يكي از راه‎حل‎هاي ممكن در جهت بهره‎وري هر چه بيشتر در عرصه فعاليت‎هاي اداري و تجاري طراحي و ارائه شده اند.آنچه كه در اين ميان مهم به نظر مي‎رسد، فرايند و چگونگي اجراي مديريت در اين پورتال‌هاست. پورتال‌هاي سازماني به لحاظ برخورداري از ويژگيها و قابليت‎هاي خاص توانسته‎اند محيط مناسبي را براي انجام امور اداري فراهم سازند. بخش اعظمي از فعاليت‎هاي سازماني ميان فروشنده و خريدار در چارچوبي صورت مي‎گيرد كه مورد توافق طرفين مي‎باشد ضمن آنكه تجارب علمي و فني طرفين به خودي خود نوعي ارزش افزوده محسوب مي‎شود. در يك جمع‎بندي كلي از فرايندهايي كه در يك پورتال سازماني در ارتباط با اجراي مديريت صورت مي‎گيرد، مي‎توان به اين مراحل اشاره نمود:

• ارتباط مدير با حوزه مديريت در پورتال

• آگاهي از آخرين وضعيت و اطلاعات مربوط به کاربران (پرسنل و ارباب رجوع سازمان)

• مطالعه و بررسي پيامهاي دريافتي و ارسال پاسخهاي مناسب

• بررسي فرصتهاي تجاري و تعيين گزينه‎هاي برتر

• دريافت مشاوره از معاونان و واحدهای تابعه

• اعلام نظر و صدور دستورات

• تصميم‎گيري و تصميم سازي

• خريد، سرمايه‎گذاري يا معرفی خدمات

• دريافت مبالغ و هزينه‎هاي مربوط از طرق الكترونيك

• ارزيابي از فعاليت‎هاي صورت گرفته براي برنامه‎ريزي‎هاي آتي

7- پورتال‌هاي سازماني و سرمايه‎گذاري مشترك

اقتصاد دانان اخيراً دريافته‎اند كه هزينه توسعه تكنولوژي‎هاي پيشرفته، سالانه 10 درصد افزايش مي‎يابد، و در واقع هر هفت سال و سه ماه يكبار دو برابر مي‎شود (بوشهري 1381). در اين شرايط حتي كشورهاي ثروتمندي مانند آمريكا، انگليس و غيره نيز مجبور هستند برخي پروژه‎هاي خود را با كشورهاي ديگر شريك شوند. بنا‎بر‎اين رويكرد مشاركت به ويژه در حوزه‎هاي اقتصادي كه اصطلاحاً سرمايه‎گذاري مشترك¹⁴ ناميده مي‌شود، يك واقعيت اجتناب ناپذير است.مهمترين شرط توفيق سرمايه‎گذاري مشترك، برخورداري از همكاري گروهي و اشتراك مساعي براي دستيابي به اهداف مشترك است. پورتال‌هاي سازماني با ايجاد فضاهاي گروهي بر روي شبكه در درجه اول امكان فعاليت‎هاي گروهي را فراهم مي‌سازند و در درجه بعد با استفاده از قابليت ‎هاي الكترونيك انجام تجارت الكترونيكي را عملي مي‎نمايند. درج آگهي‌ها و اطلاعات مربوط به فرصت‎هاي سرمايه‎گذاري، سرمايه‎گذاران بالقوه در سطح سازمانها را به سوي منابع و مراجع مربوطه هدايت مي‎كند. اين قابليتي است كه به صورت پويا و فعال در يك پورتال سازماني پيش‎بيني و ايجاد مي‎گردد.
از آنجايي كه دستورالعمل واحد و جهان شمولي براي سازماندهي پروژه‎هاي مبتني بر سرمايه‎گذاري مشترك وجود ندارد، سازماندهي آنها كار آساني نيست و تيزبيني و دقت زيادي مي‎طلبد. يكي از ويژگي‎ها يا به عبارتي هنر پورتال‌هاي سازماني اين است كه فضاي مبتني بر شبكه آنها سازماندهي سرمايه‎گذاري مشترك را به شيوه‎اي آسان عملي مي‌سازد، ضمن آنكه كليه طرفهاي ذينفع در اين سرمايه‎گذاري مي‎توانند به طور روزانه از كليه تغييرات و نوسانات مربوط به ارزش سهام خريداري شده و سود حاصل از آن آگاه شوند.در واقع پورتال‌هاي سازماني در قالب يك بنگاه مشترك الكترونيك محلي براي ميزباني سرمايه‎گذاران و فعالان اقتصادي هستند كه اقدام به سرمايه‎گذاري مشترك در حوزه‎هاي مورد علاقه مي‌نمايند. معمولاً سرمايه‎گذاري مشترك به دو صورت قراردادي و سهامي شكل مي‎گيرد. پورتال‌هاي سازماني قابليت عقد قراردادهاي الكترونيك و فروش الكترونيك سهام را در خود دارند. راه‎اندازي پورتال‌هاي سازماني علاوه بر تسهيل امور تجاري سازمانها به جذب فرصتهاي سرمايه‎گذاري براي سرمايه‎گذاران بومي و داخلي كشورهاي در حال توسعه كمك شايان توجهي مي‌كند. موضوع ظريف ديگري كه نبايد مورد غفلت قرار گيرد اين است كه در پروژه‎هاي سرمايه گذاري مشترك، پس از خاتمه پروژه و حتي در حين انجام پروژه، خود پورتال به عنوان بخشي از دارايي‎هاي الكترونيك شركت‎هاي متولي يا سرمايه‎گذار محسوب مي‎گردد كه اين به نوبه خود باعث ارزش افزوده در فعاليت‎هاي تجاري الكترونيك مي‌شود. بديهي است پورتال در پايان فعاليت خود بر اساس آنچه كه اصطلاحاً چرخه حيات پورتال ناميده مي‎شود در قالب بخشي از دارايی‌های مبتنی بر شبكه شركت‎هاي وابسته به فعاليت‎هاي عادي و عمومي خود ادامه مي‎دهد و زمينه‎اي بالقوه براي اعلام سرمايه‎گذاري‎هاي مشترك در آينده خواهد بود.

8- هزينه ايجاد پورتال‌هاي سازماني و بازگشت سرمايه

عليرغم تعهداتي كه سازمانها نسبت به مشتريان خود در خصوص بازگشت سرمايه آنها در زمينه سرمايه‎گذاري مرتبط با فناوري مي‎سپارند، محاسبه مقادير بازگشتي كاري مشكل است. هزينه پياده‎سازي يك پورتال سازماني براي سازمانهاي بزرگ بالا است و در حين استقرار بالاتر هم مي‎رود كه اين به خاطر نياز روزافزون سازمانها و پديدار شدن نيازهاي جديد همزمان با طراحي و استقرار پورتال است. اما اگر فرايند طراحي و استقرار پورتال به درستي در يك سازمان صورت گيرد، منافعي كه در كوتاه مدت و دراز مدت عايد سازمان مي‌سازد به مراتب بيشتر از هزينه‎هاي صرف شده خواهد بود. بر اساس يك محاسبه به عمل آمده در ايالات متحده (پلز و هريس 2001) مجموع هزينه‎هاي راه اندازي يك پورتال سازماني (شامل نرم افزار براي ساخت صفحات مشتري پسند و يكپارچه‎سازي داده‎هاي ورودي در طول مدت نصب و راه‎اندازي پورتال) معمولاً از 150 هزار تا سيصد هزار دلار متفاوت است. اما براي انجام يك پروژه در عرض يك دوره دو ساله، شركت‎ها خود را آماده مي‎سازند كه بيش از يك ميليون دلار سرمايه‎گذاري كنند و اين تازه صرف يكپارچه سازي داده‎هاي پروژه مي‌شود كه از منابع مختلف گردآوري شده است.هزينه ايجاد يك پورتال سازماني تقريباً براي 50 يا 500 نفر كارمند يكسان است، بنابراين هزينه آموزش كارمندان براي استفاده از پورتال با كاهش تعداد آنها تقليل مي‎يابد. ايجاد يك پورتال سازماني براي يك سازمان با پرسنلي كمتر از 500 نفر مفيد است، اما به لحاظ اقتصادي چندان به صرفه نيست. اگر تعداد كاربران يك پورتال سازماني به مرز 700 نفر برسد، آنگاه ايجاد چنين پورتالي به صرفه خواهد بود (پلز و هريس 2001).  وقتي تعداد كاربران يك پورتال از پرسنل شاغل در يك سازمان فراتر مي‎رود و مجموعه‎اي از چند سازمان را در بر مي‎گيرد و كاربراني به تعداد حد اقل 2000 نفر مي‎يابد و افراد بيشتري از آن استفاده مي‎كنند، مي‎توان گفت كه چنين پورتالي به اهداف اقتصادي خود بيش از هر زمان ديگري نزديك شده است.معمولاً كاربران يك پورتال سازماني نگران عمر و تداوم خدمات پورتال هستند. هزينه خدمات پورتال و پشتيباني فني مي‎بايست از همان ابتدا محاسبه شود و در قالب بودجه شركت يا شركت‎هاي سرمايه‎گذار و يا از طريق دريافت حق اشتراك و هزينه درج آگهي‎هاي تجاري از مشتركان و مؤسسات دريافت شود. اگر قرار باشد كه پورتال سازماني تبديل به محلي براي نشان دادن تغييراتي شود كه در سازمان بروز مي‎يابند، ايجاد يك زيرساخت مديريتي براي پورتال ضروري خواهد بود تا اطمينان لازم حاصل شود كه پورتال مرتباً خود را با نيازهاي سازماني تطبيق مي‎دهد.

9- نتيجه گيري

اصطلاح پورتال امروزه واژه اي مشترک از زبان رايج در فضاهاي اداري شده است. تعريف پورتال از ديدگاههاي متفاوتي امکان پذير است، زيرا کاربران امکانات زيادي را براي آن متصور مي‌شوند. تا کنون تعابير گوناگوني از پورتال ارائه شده است. همانطور که گذشت يک پورتال به عنوان يک فضاي کاري براي مديريت مبتني بر شبکه با امکان تنظيم شخصي و محتوايي و برخوردار از قابليت‌هاي مشارکت با ديگر همکاران و دسترسي بي سيم تعريف شده است. اما آنچه که در حوزه مديريت به ويژه مديريت مبتنی بر شبکه براي يک پورتال مطرح مي‌باشد، عبارت است از تمرکز بر روي آنچه که پورتال‌ها مي‌توانند براي يک سازمان فراهم کنند و اثربخشی آنها را افزايش دهند. استفاده از واژه جمع «پورتال‌ها» نيز اتفاقي نيست چرا که سازمانها براي مواجهه با مسائل چندگانه خود در حوزه‌های مديريتی معمولاً بيش از يک پورتال دارند. نقش پورتال‌های سازمانی در انجام امور اداری و اعمال مديريت، آن را تبديل به يک محل کسب و کار الکترونيکي براي کاربران آن به ويژه مديران نموده است. پورتال‌هاي سازماني جداي از خدماتي كه در سازمانها ارائه مي‌كنند، فرصت‎هاي بازرگاني نويني را متناسب با توان اقتصادي و اجرايي سازمانها فراهم مي‎نمايند. نمونه بارز اين گونه فعاليت‌ها در آنچه که امروزه تحت عنوان سرمايه گذاري مشترک مطرح مي‌باشد، قابل مشاهده است.

نويسنده : حجازي، سيد عليرضا