سخنراني اثربخش

مقدمه

بسيار مشاهده شده كه مديران كارآمد، فعال و پرتلاش به جهت اينكه نتوانسته اند حاصل فعاليتهاي خود را با بياني رسا و شيوا براي مخاطبان طرح كنند، در كارهاي خود موفقيت چنداني نداشته اند.
پرواضح است كه اگر يك مدير، كلام فصيح، بليغ و اثرگذار نداشته باشد نمي تواند آنچنان كه بايد و شايد در عرصه هاي رقابت، نقد، پرسش و پاسخ و گزارش دهي موفق باشد و اين يعني ناكامي يك مدير در تحقق كامل اهداف فردي و سازماني.
اهميت اين نكته كه يك مدير چگونه يك بيان و سخنراني اثربخش داشته باشد بركسي پوشيده نيست. گفتار، كلام و سخن شما مي تواند معجزه كند. يك مدير با يك سخنراني اثربخش مي تواند چه بسا مخالفان را به موافقان تبديل و دل موافقان را بيشتر و مصمم‌تر با خود همراه كند.
سخن گفتن و بيان مطلب، مقوله اي است كه مي تواند به نوعي به پيشبرد اهداف و برنامه هاي مديران كمك شاياني كند. شايد براي شما پيش آمده باشد كه با سخني مناسب، تاثيرگذار و پرجاذبه، عده اي را با نظر و خواسته خود موافق و همراه كرده باشيد و چه بسا گاهي اتفاق افتاده كه به خاطر نداشتن نفوذ كلام و عدم ارتباط مطلوب، نتوانسته ايم در اين كار توفيق چنداني داشته باشيم.
درهرحال زبان، گفتار و سخن، موهبتي است كه بحث و بررسي پيرامون آن مجال بيشتري از اين مختصر را مي‌طلبد و اين بشر است كه با اين ويژگي ممتاز و اين سلاح بزرگ، حساس و پراهميت مي تواند در عرصه هاي زندگي، كار وحيات خود دگرگوني ايجاد كند.
حل برخي ويژگيهاي گفتار و سخن را به اختصار برشمرده و سپس مطالبي را پيرامون يك سخنراني اثربخش ذكر مي كنيم.

ويژگيهاي گفتار و سخن
1 – حتي الامكان براساس منطق و پايه هاي علمي باشد؛
2 – ترجيحا از روي احساسات و عواطف و حب و بغض نباشد؛
3 – منفعلانه و از روي عصبانيت و تعجيل نباشد؛
4 – منقطع، بريده بريده و نامفهوم نباشد؛
5 – به خاطر خوشايند اين و آن و يا به خاطر دشمني با كسي به زبان نيايد؛
6 – بيهوده، پراكنده و بي پروا و بي ادبانه نباشد؛
7 – درجهت رضاي حق تعالي و خشنودي او باشد؛
8 – شفاف، صريح، ساده و بي پيرايه و درعين حال مستحكم، ماندگار و جامع و مانع باشد؛
9 – بي روح، گنگ، و بي سروته نباشد.

ويژگيهاي يك سخنراني اثربخش
قبل از هر چيز، براي آنكه يك سخنراني اثربخش باشد بايستي مقدمات مربوط به آن به خوبي مديريت شده باشد. مثلا:
1 – وقت برگزاري سخنراني:
الف) صبح باشد (چه ساعتي)؛
ب) عصر باشد (چگونه)؛
ج – اوايل هفته باشد يا آخر هفته؛
د) روز تعطيل باشد يا غيرتعطيل؛
ه) در وقت روزهاي گرم سال باشد يا سرد؛
و) در مناسبتي خاص باشد.
و…
2 – مكان برگزاري سخنراني:
الف) ازنظر مسافت و موقعيت جغرافيايي و نحوه دسترسي شركت كنندگان؛
ب) از لحاظ نور – صدا – تهويه و…
ج) داراي فضاي سبز و درخت و… است يا در ميان انبوه ترافيك و صدا و…
د) گنجايش لازم و وسعت كاري؛
ه) محل پذيرايي از ميهمانان خاص؛
و) پاركينگ و عبور و مرور؛
ز) آبخوري و سرويس هاي بهداشتي؛
ح) امكانات از لحاظ برقراري ارتباطات (فاكس – اينترنت – تلفن و…)؛
ي) دكور و چيدمان وسايل.
3 – سخنران:
الف) مشهور است، محبوب است؛
ب) داراي مقام و موقعيت خاصي دراجتماع است؛
ج) جزو كدام گروه و حزبي است؛
د) اصالت خانوادگي و سوابق خدمتي؛
ه) مدارك تحصيلي خود را از چه مراكزي دريافت كرده است؛
و) حاميان و طرفداران او چه كساني هستند؛
ز) چه ويژگيهاي فردي و شخصيتي بارزي دارد.
4 – برگزاركنندگان:
الف) چه قصدي و هدفي را دنبال مي كنند؛
ب) سازمان و يا مركز خاصي است يا به وسيله تشكلهاي غيردولتي برگزار مي شود؛
ج) كار دعوت و پذيرايي را به خوبي برنامه ريزي كرده اند؛
د) نكات ايمني، بهداشتي و حفاظتي لازم را مدنظر قرار داده اند؛
ه) داراي انسجام و هماهنگي هستند؛
و) بروشور و برگه هاي اطلاع رساني لازم را آماده كرده اند.
5 – شركت كنندگان (مخاطبان):
الف) قشر خاصي از جامعه هستند؛
ب) انفرادي دعوت شده اند يا با خانواده؛
ج) براي سرگرمي آمده اند يا استفاده علمي تخصصي؛
د) براي سرگرمي كودكان و فرزندان برنامه هاي خاصي تدارك ديده شده است؛
ه) سرويس براي رفت و آمد آنان مهيا شده است؛
و) از محتوا و هدف برگزاري سخنراني اطلاع دارند.

ويژگيهاي يك سخنراني اثربخش
يك سخنراني براي يك جمع كوچك و كم تعداد به مراتب كم دردسرتر از يك سخنراني با تعداد زيادي مخاطب است در اين گونه موارد بايستي با استفاده از حركات دست، ايما و اشاره و مديريت خوب زمان، كارسخنراني را به پيش برد.
ممكن است در بخش پرسش و پاسخ و يا در خلال سخنراني عده اي پرسشهاي غيرمعمول از شما داشته باشند مي‌بايست مراقبت كنيد در دام آنها گرفتار نشويد كه در آن صورت مجلس از دست شما خارج خواهد شد. در اين‌گونه موارد بهتر است اول تكليف را روشن و بيان كنيد كه به پرسشهاي خارج از موضوع و يا در لابلاي برنامه سخنراني پاسخ نخواهيد داد.
با آوردن مثالهاي ملموس، كاربردي و روزمره، جملات، اشعار، ضرب المثلهاي معروف، خاطرات جذاب، تجربيات گذشته، يافته هاي علمي و… گهگاه فضاي سخنراني را تلطيف كنيد تا كار شما كسالت آور و خسته كننده نباشد.
مطالب خود را حتي الامكان خلاصه و كوتاه بگوييد و براي اين كار يادداشتهاي كوچكي حاوي سرفصل و كلمات كليدي سخنراني تهيه و آماده كنيد تا روند سخنراني و ارائه مطالب روال معقول و خوشايندي داشته باشد.
گاهي اوقات از حضار و شركت كنندگان بخواهيد كه كلمات آخر شما را بيان كرده و از اين طريق مشاركت بيشتري به آنها در ارائه مباحث بدهيد.
هرگونه حركات حاضران را زيرنظر داشته باشيد ممكن است هر حركت آنان پيامي به دنبال داشته باشد. مثلا اگر آنها زياد به ساعت خود نگاه مي كنند يا بر روي صندلي مدام جابجا مي شوند و يا كارهايي مشابه انجام مي دهند احتمالا بدين معني است كه:
الف) خسته شده اند؛
ب) وضعيت تنفس و هواي مكان برگزاري مناسب نيست؛
ج) شما بيش از وقت تعيين شده صحبت كرده ايد؛
د) مطالب ديگر جاذبه و پذيرش لازم را ندارند.
در بين سخنراني پرانرژي و پويا باشيد. درحقيقت روح شادابي و نشاط را به حاضرين انتقال بدهيد و آنها را متمايل كنيد به اينكه تا پايان همراه شما باشند.
مي توانيد گاهگاهي تن صداي خود را بالا، پايين كنيد و توجه افراد را بدين ترتيب همواره با خود داشته باشيد.
ميكروفن همانقدر كه مي تواند در كيفيت كار شما اثر خوب داشته باشد همانقدر هم مي تواند آزاردهنده و اذيت‌كننده باشد. مراقب ميكروفن باشيد.
نوع به كارگيري و هنر استفاده از دستها و قدرت آنها در فهم و انتقال مطالب خيلي مهم است. نوع پوشش و لباس شما هم بي تاثير در ارائه سخنراني نيست. لباسهاي رنگ و رو رفته، چروك و ناصاف، كفشهاي نامناسب، آرايش مو و صورت هركدام عواملي هستند كه مي توانند كار شما را تحت الشعاع قرار دهند.
گاهي مي توان از اسلايد، اورهد، پاورپوينت (POWER POINT) ، شعر، داستانهاي كوتاه و وسايل سمعي و بصري براي انتقال بهتر مطالب استفاده كرد؛ به علاوه آنكه نمودارها، اعدادو ارقام (آمار) و تخته سياه (وايت برد) هم ياري رسان شما هستند تا مطالبتان مستندتر باشند.
جو و شرايط حاكم بر جلسه سخنراني را به خوبي ارزيابي كنيد. اگر احساس كرديد كه شنوندگان ظرفيت حرفهاي شوخي و مزاح را ندارند از آنها پرهيز كنيد.
هميشه ممكن است عده اي نخاله و يا غيرنرمال در مجلس سخنراني وجود داشته باشند بايد بتوانيد آنها را اداره كنيد تا اوضاع را به هم نريزند.
براي دريافت بازخورد حاصل از سخنراني خود، در پايان، آدرس پست الكترونيك آدرس اينترنتي و يا تلفن خود را بيان كنيد تا نقاط قوت و ضعف شما را منعكس كنند. در ابتداي سخنراني يك بيوگرافي مختصر و مفيد از خود براي حاضران ارائه دهيد اين كار باعث مي شود شما را بيشتر باور كنند.
در پايان نيز، يك چكيده در چند خط از موضوع و محتواي سخنراني ارائه دهيد.
از علم روانشناسي، جامعه شناسي، مردم شناسي سعي كنيد براي ارائه سخنراني بهتر بهره بگيريد.
بزرگ كردن خود را در كوچك پنداشتن و تحقير ديگران نبينيد. افكار عمومي قاضي و داور خوبي درمورد سخنان و مطالب شما هستند.
هرچقدر شتاب و تعجيل در بيان كلمات و جملات بيشتر باشد امكان تپق زدن و اشتباه هم بيشتر مي شود، پس شمرده و با اعتماد به نفس صحبت كنيد.
چهره بشاش، احترام و رعايت ادب و كرامت انساني، استفاده از تكيه كلام‌هاي دلنشين و درك روحيات، عواطف و تمايلات شنوندگان نكات با اهميتي هستند كه نبايستي از آنها غفلت كرد.

حسن خسروي

منابع و ماخذ
1 – آرميچل، ترنس – مردم در سازمانها – ترجمه دكتر حسين شكركن – انتشارات رشد – چاپ دوم پاييز 1377
2 – باترا، ويجي و پرامد – انديشه هاي خوب براي همه – ترجمه هيبت ا… اسدي – انتشارات آستان قدس رضوي – چاپ اول 1381
3 – دكر، برت – مديريت فرايند ارتباطات موثر – ترجمه دكتر بهزاد رمضاني – انتشارات نشر دايره – چاپ اول تابستان 1379

*تدبیر