نظام پيشنهادات

تكنیكی برای مسئله یابی، چاره‌جویی و حل مسائل و مشكلات سازمان با كمك كاركنان

نظام یا سیستم پیشنهادات ، تكنیكی است كه می‌توان از فكر و اندیشه های كاركنان برای مسئله یابی، چاره‌جویی و حل مسائل و مشكلات سازمانی بهره جست. بر اساس نظام پیشنهادات كلیه كاركنان از عالیترین رده سازمانی تا پایین ترین سطح آن می‌توانند پیشنهادات، ایده‌ها ، ابتكارات و نظرات خود را برای رفع نارسایی‌های موجود در روند كاری و یا بهبود روشهای انجام كار و یا افزایش كیفیت تولید ارائه دهند. البته نظام پیشنهادات فقط انتقاد نیست بلكه در آن راه چاره نیز ارائه می‌گردد.
فقط به بیان مشكلات پرداخته نمی شود بلكه راه حلهای رفع مشكلات نیز ارائه می شود از این طریق كاركنان می توانند به همه امور و فعالیتهای سازمان بپردازند و پیشنهادهای اصلاحی خود را بر اساس فرآیندی مشخص تدوین و ارائه نمایند. استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات در یك سازمان توجه و حساسیت كاركنان را به فرآیندهای كار بیشتر كرده و باعث مشاركت بیشتر كاركنان در سازمان می شود. و با افزایش مشاركت، خلاقیت و روحیه كاركنان، راهكارهای عملی برای حل مسائل و مشكلات سازمان پیدا می‌شود.
متأسفانه به دلایل مختلف نظام مشاركتی و پیشنهادات در كشور ما جایگاه خود را پیدا نكرده است. كاركنان در تصمیم گیریهای سازمان مشاركت داده نمی‌شوند و اگر در یك سازمانی مشاركت هم داده شوند از طرف كاركنان استقبال نمی‌شود.
شاید از مهمترین دلایل عدم استقبال كاركنان از سیستم پیشنهادات به دلیل بی‌توجهی به نظرات و پیشنهادات كاركنان بوده است. كه نظرات و پیشنهاداتی را مطرح‌كرده اند ولی به آنها بهایی داده نشده است. و لذا برای كاركرد بهتر این نظام در سازمانهای ایران ابتدا باید كار فرهنگی صورت گیرد تا ذهنیتی كه از ارائه پیشنهادات دارند تغییر یابد، به همین علت اگر این سیستم را در سازمان مستقر گردید انتظار نداشته باشید كه از فردای آن روز پیشنهادات از جای جای سازمان سرازیر گردد بلكه برای معتبر سازی و ایجاد یك ذهنیت مثبت تلاش كنید و آن نیز با شعار امكان پذیر نمی‌باشد بلكه باید عملاً نظام پیشنهادات را تقویت كنید. بررسی‌ها و تحقیقات نشان می‌دهد كه در بین كشورهای دنیا ژاپنی‌ها ار این نظام بهتر و بیشتر استفاده كرده اند و قسمتی از رشد و پیشرفت خود را مرهون مدیریت مشاركتی می‌دانند به همین منظور اكثر موفقیت شركتهای ژاپنی را نه به خلاقیت و نوآوری كاركنانش بلكه به نوع و شیوه مدیریت آنها نسبت می‌دهند. شیوه‌ای كه در كل جهان به الگوی ژاپنی معروف شده است و یكی از عمده ترین برتری الگوی ژاپنی نسبت به سایر الگوها، به چگونگی تشویق و ترغیب، افزایش انگیزه، خلاقیت و نوآوری كاركنان بستگی دارد. به خاطر همین است كه نظام پیشنهادات در كلیه شركتهای ژاپنی مستقر می باشد.

در جدول زیر به طور نمونه به چند شركت اشاره می شود.

در ژاپن میزان پیشنهادات هر سازمان به عنوان افتخارات سازمانی محسوب می شود هر مدیر كه مسایل كشف شده بیشتری داشته باشد از شهرت بهتری برخوردار می شود و هر كارمندی كه مسایل جدیدی كشف كند معزتر است و سرانه پیشنهادات میزان مشاركت، انگیزه، خلاقیت و نوآوری را در هر سازمانی مشخص می‌كند.

اهداف نظام پیشنهادات:
استقرار سیستم پیشنهادات در هر سازمانی منافع خوبی برای همه دارد. كاركنان، مدیران، سهامداران، مشتریان، جامعه، دولت و … از جمله ذینفعان استقرار نظام پیشنهادات به شمار می‌روند. در سازمانهایی كه نظام فوق را اجرا كرده اند دستاوردهای خوبی داشته‌اند كه در زیر به چند نمونه آن اشاره می‌شود:

• اشاعه فرهنگ همكاری داوطلبانه و خود جوش
• بهبود روحیه و انگیزه كاركنان
• افزایش میزان خلاقیت، نوآوری و ابتكار
• تقویت مسئولیت پذیری و تعلق سازمانی
• بهبود بهره وری، كیفیت و ارائه بهتر خدمات پس از فروش
• كاهش مقاومت در مقابل تغییر
• افزایش توانمندسازی مدیران و كاركنان
• افزایش پویای و انعطاف‌پذیری
• گردش بهتر اطلاعات و اطلاع رسانی
• افزایش درآمدها و كاهش هزینه‌ها
• افزایش میزان وقت، سرعت و صحت

در بعضی از شركتها و سازمانها هدف از استقرار نظام پیشنهادات را افزایش درآمد و كاهش هزینه‌ها می‌دانند در حالی كه هدف اصلی باید ایجاد انگیزه، رضایت شغلی و ایجاد زمینه‌های مناسب برای تعامل گروهی در محیط غیر رسمی باشد كه به دنبال خود ممكن است افزایش درآمد و كاهش هزینه ها را هم داشته باشد. فرصتهایی كه خلاقیت و نوآوری از طریق سیستم پیشنهادات ایجاد می‌كند باعث نشاط كاركنان در كار شده و روحیه كاركنان را بهبود می بخشد. رشد و پیشرفت هر شركت و سازمانی را وجود نیروهای با انگیزه، خلاق و نوآور رقم می‌زنند. (به خلاقیت كاربردی به جای اطاعت كوركورانه پاداش دهید)

چگونگی اجرای نظام پیشنهادات:
برای اجرا و عملی نمودن نظام پیشنهادات در هر سازمان و شركتی یك روش واحدی وجود ندارد هر سازمانی بنا به موقعیت خود، نظام پیشنهادات متناسب با نیازهای خود را طراحی و اجرا می نماید، اقدامات و فعالیتهای لازم برای استقرار نظام پیشنهادات به شرح زیر می باشد:

الف: بستر سازی برای استقرار نظام پیشنهادات: برای اجرای خوب نظام پیشنهادات بستر سازی و آماده سازی مدیران و كاركنان امری ضروری است با توجه به اینكه نظام فوق بر اساس خواست و اراده كاركنان صورت می‌گیرد و یك وظیفه شغلی و كاری نبوده و به مشاركت داوطلبانه كاركنان بستگی دارد با ابلاغ آئین‌نامه، دستورالعمل و بخش نامه عملی نمی‌شود بلكه باید به طریقی كاركنان را تشویق و ترغیب نموده برای بسترسازی می توان مراحل زیر را در سازمان اجرا نمود:

– آگاهی و اطلاع رسانی مناسب به كاركنان و مدیران میانی و اجرایی
– برگزاری جلسات توجیهی در سطح مدیران
– برگزاری جسلات آموزشی در سطح مدیران و كاركنان
– تشویق و ترغیب كاركنان با بیان مزایا و منافع اجرای نظام فوق
– ایجاد ارتباط و اعتماد متقابل بین كاركنان و مدیران
– تدوین و ابلاغ آئین‌نامه اجرایی نظام برای كلیه واحدها و قسمتها
– محدود نكردن پیشنهادات در زمینه های خاص
– تدوین فرم مشخص و مكان معین برای ارائه پیشنهادات

ب- تعیین گروه (كمیته) یا شورای نظام پیشنهادات: برای اجرای نظام پیشنهادات باید كمیته یا شورایی برای پذیرش پیشنهاد در سازمان تعیین گردد. بهتر است انتخاب كمیته دموكراتیك باشد، یعنی نمایندگانی از كاركنان و مدیران در این كمیته حضور داشته باشند تا مسائل و نیازهای كاركنان، مدیران و سازمان در اجرای پیشنهادات لحاظ گردد. البته در سازمانهای مختلف این كمیته ممكن است به نامهای گروه، تیم یا شورای پذیرش پیشنهادات تشكیل شده باشد. ولی تركیب اعضای كمیته یا گروه پذیرش می‌تواند به صورت ذیل باشد:

– مقام مجاز یا نماینده تام‌الاختیار وی
– دو نفر نماینده كاركنان (با رای گیری مستقیم)
– یك نفر نماینده مدیران (با رای گیری مستقیم)
– كارشناس متخصص به تناسب موضوع پیشنهاد شده
– دبیر كمیته یا گروه

در اولین جلسه كمیته باید رئیس و دبیر مشخص شوند تا وظایف تقسیم شده و پی گیری گردد ، وظایف كمیته نظام پیشنهادات:

– رسیدگی (درخواست اصلاح، تصویب، رد) به پیشنهادات رسیده
– تعیین مدت زمان اجرای آزمایشی پیشنهاد ارائه شده
– ارجاع پیشنهادات رسیده به گروه كارشناسی و واحدهای اجرایی
– تصویب یا رد نهایی پیشنهادها پس از اجرای آزمایشی
– سیاست‌گذاری، تعیین خط مشی، تصویب و اصلاح آئین نامه‌های مربوطه
– تعیین پاداش به پیشنهاد دهندگان، حق الزحمه كارشناس و همكاران اجرایی
– ارزیابی و انتخاب بهترین پیشنهاد در هر سال
– نظارات بر اجرای بهتر نظام پیشنهادات در سازمان

ج- روش ارائه پیشنهاد: برای ارائه پیشنهادات توسط همكاران بهتر است فرمی متناسب با نیاز هر سازمانی طراحی و در اختیار قسمتها و واحدها قرار دهد. یا فرمها را می‌تواند از دبیرخانه نظام پیشنهادات گرفته و پس از تكمیل پیشنهاد خود به دبیرخانه ارسال نماید. و دبیر نیز موظف است كه اعلام وصول پیشنهاد را در اسرع وقت به پیشنهاد دهنده اعلام نماید. پس از وصول پیشنهاد دبیرخانه به بررسی پیشنهاد می‌پردازد در صورتی كه پیشنهاد تكراری یا تنها به بیان مشكلات پرداخته و راه‌حل اجرایی ارائه نكرده باشد، طی نامه ای به پیشنهاد دهنده اطلاع دهد، در صورت غیر تكراری بودن برای بررسی بیشتر در كمیته پیشنهادات طرح نماید.

د- روش بررسی پیشنهادات: كلیه پیشنهادات كه قابل طرح در كمیته باشد در جلسه مطرح می‌گردد ممكن است پیشنهاد ارائه شده نیاز به بررسی و اظهار نظر كارشناس باشد كه در این صورت پیشنهاد به گروه كارشناسی و واحدهای تخصصی ارجاع داده می شود كه پس از دریافت نظر آنها دوباره در جلسه مطرح گردیده و در صورت تصویب یا عدم تصویب تشویق مادی و معنوی و علت عدم تصویب به پیشنهاد دهنده ابلاغ می‌گردد باید نتیجه بررسی پیشنهاد حتماً به پیشنهاد دهنده اعلام گردد تا پیشهاد دهندگان انگیزه برای ارائه پیشنهادات داشته باشند.

ه- تعیین و پرداخت پاداش برای پیشنهاد دهندگان: در نظام پیشنهادات پاداش مالی و بازخورد سریع كه هر دو از اهرم‌های انگیزش مهم هستند باید پیش‌بینی شده باشد اگرچه پاداش‌های مالی ممكن است رقم اندك باشد ولی بیشتر صورت نمادین دارد. در سازمانهایی كه روابط فرد با سازمانش رابطه بده و بستان است پرداخت پاداش مالی، خلاقیت، تفكر و روحیه مشاركت افراد را برای ارائه پیشنهادات بیشتر تقویت می‌نماید. البته هر سازمانی می‌تواند معیار و شاخصی برای تعیین و پرداخت پاداش مالی در نظر بگیرد به عنوان مثال می‌تواند درصدی از صرفه جویی‌هایی كه در اثر ارائه پیشنهاد حاصل شده به عنوان پاداش در نظر گرفته شود و با درصدی از درآمد اضافی كه حاصل پیشنهاد باشد یا از طریق امتیاز بندی پیشنهادات درصدی را تعیین و پرداخت نماید البته بهتر است قسمتی از پاداش در صورت تصویب و قسمتی دیگر را پس از اجرا و عملی شدن پرداخت نماید تا پیشنهاد دهنده برای مشاركت فعال انگیزه مناسب داشته باشد.
نتایج مورد انتظار از اجرای نظام پیشنهادات:

• افزایش كمیت و كیفیت كالا و خدمات تولید شده
• صرفه‌جویی و كاهش هزینه ها
• ارتقای بهره وری در سازمان
• بهبود روشهای انجام كار
• ابداع روشهای تازه و یا تولیدات تازه
• افزایش خلاقیت و نوآوری در سازمان
• افزایش رضایت مندی كاركنان

به طور خلاصه می‌توان گفت استقرار نظام پیشنهادات در هر سازمانی مشاركت كاركنان را در تصمیم‌گیریهای سازمان بیشتر نموده و خلاقیت و نوآوری، انگیزه و روحیه رضایت‌مندی كاركنان را بهبود می‌بخشد و بهبود و بالندگی فرد و سازمان را تقویت می‌نماید .