سازماندهی

سازماندهی و ساز و کارهای هماهنگی تعریف سازماندهی سازماندهی ، فرایندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد وگروه های کاری و هماهنگی میان آنان ، به منظور کسب اهداف صورت می گیرد . انواع مختلف سازماندهی روش های بسیار متفاوتی برای دسته بندی سازمان ها هست ؛ سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی .
سازمان رسمی وغیر رسمی : سازمان رسمی را مسؤلین به طور قانونی بنیانگذاری و تصویب می کنند و در آن تعداد مشاغل ، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی انجام آن مشخص می شود . ساختارهای رسمی در واقع تخیلی هستند زیرا سازمان آن گونه که پیش بینی عمل نمی کند ؛ اما سازمان های غیررسمی بیانگر حالت واقعی است، یعنی چگونگی عمل سازمان را به طور واقعی نشان می دهد . بعد از انکه ساختار رسمی ایجاد می شود ، سازمان غیر به طور طبعیی در چارچوب آن پدیدار میگردد؛ سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی تعدیل ، تحکیم یا گسترش می دهد . سازماندهی چیست؟ .تصمیم گیری برای چگونگی گروه بندی بهتر فعالیتها و منابع سازمانی
. قطعات سازنده سازمانی چیستند؟ – ساختار سازمان: . نحوه قرارگیری عناصری که می تواند به یک سازمان شکل دهد.
چرا باید یک سازمان را سازماندهی کرد؟ سازماندهی ساز وکار هماهنگی را بیان می نماید . از آنجایی که کلیه عناصرساختاری شرکت و این که چگونه این عناصر کنار هم عمل می کنند در مدیریت کل سازمان کاربرد دارد.
اهمیت سازماندهی . شفافیت سازی . تقسیم بندی . آماده سازی . ایجاد تشکیلات . توسعه . مرتبط سازی . استقرار اختیار
سازماندهی به سمت تصمیم گیری پیش می رود . تصمیم گیری یک قسمت از طراحی است که باعث انتخاب یک سری از کارها می شود. . وقتی مدیریت فعالیتها را سازماندهی می کند فعالیتها هماهنگ می شوند.
ساختار سازمانی . قطعات ساختمانی یک سازمان را به وجود می آورند. . یکی از کارهای مدیر دانستن نحوه قرار دادن صحیح قطعات کنار یکدیگر است.
طراحی مشاغل – طراحی شغل: . تعیین مسئولیتهای وابسته به کار هر فرد. کلیه وظائف به چه اجزایی شکسته می شوند؟
. تخصیص شغل:
— درجه ای که طبق آن کلیه وظائف سازمان شکسته و به اجزای کوچکتر تقسیم می شود.
پنج جایگزین برای تخصیص شغل
گردش شغل:
— شامل گردش منظم کارمندان از یک شغل به شغل دیگر است.
افزایش حیطه شغل:
— شامل افزایش تعداد وظائفی که کارمند به عهده دارد.
تقویت شغل:
— شامل افزایش هم در تعداد وظائفی که کارمند انجام می دهد و هم در کنترل و دقتی که روی شغلش انجام میدهد.
ادامه جایگزینها
سمت دهی مشخصات شغلی: — پیشنهاد میکند که مشاغل حول یک محور پنج بعدی تشخیص و تقویت شوند و هم سیستم کاری و هم سلائق کارمندان در نظر گرفته شود.
کار گروهی: — به یک گروه کامل اجازه می دهد که یک سیستم کاری را به منظور انجام یک سری کارهای مرتبط طراحی کند.
سمت دهی مشخصات شغلی
. این یک جایگزین تخصیص شغل است. این سمت دهی پیشنهاد می کند که مشاغل حول یک محور پنج بعدی تشخیص و تقویت شوند: — تنوع مهارتها — هویت کار — اهمیت کار — خودکاری — بازخوراند سمت دهی مشخصات شغلی
گروه بندی مشاغل: بخش سازی تعریف آن چیست؟ — فرآیند گروه بندی مشاغل با ترتیب منطقی. بخش سازی عملکردی: — گروه بندی مشاغل طوری که فعالیتهای یکسان یا مشابه را در برگیرد. بخش سازی بر اساس تولید: — گروه بندی فعالیتها براساس تولیدات یا گروههای تولیدات. پایه های بخش سازی: اشکال دیگر بخش سازی . بعضی سازمانها فعالیتهای معینی را از روی: — زمان — توالی تقسیم بندی می کنند. ملاحظات دیگر . گاهی بخشها به نامهای دیگری خوانده میشوند از قبیل: — قسمت. — واحد. — دایره. — دفتر.
ارتباطات شغلی و سطوح گزارش دهی . به روشن شدن چه چیزهایی نیازمندیم؟ — سلسله مراتب: . سطوح دقیق و روشن اختیار در تمام قسمتهای سازمان. — محدوده مدیریت: . تعداد کسانی که به هر مدیر گزارش می دهند. مقایسه سازمانهای افقی و عمودی . چه تفاوتی دارند؟ — ساختار سازمانی افقی منجر به روحیه بالاتر و تولید بیشتر کارکنان می شود — ساختار سازمانی عمودی به دلیل نیاز به مدیران بیشتر گرانتر است.
عوامل موثر در محدوده مدیریت . صلاحیت ناظر و واحدهای تابعه. . پراکندگی واحدهای تابعه و زیردستان. .وسعت محدوده کار بدون نظارت . درجه نظارت لازم. . وسعت محدوده اقدامات استاندارد. . شباهت وظائف. .تکرر ایجاد مسایل و مشکلات جدید. تخصیص اختیارات: یک واحد ساختاری مهم
. اختیار: –قدرتی که به طور قانونی توسط سازمان داده می شود.
. تفویض اختیار: — فرایندی که توسط ان مدیران قسمتی از بار کاری خود را به دیگران واگذار می کنند.
متمرکزسازی و تمرکززدایی چه اختلافاتی دارند؟ — تمرکززدایی: . مراحل مشخص تفویض اختیار و قدرت به مدیران سطوح میانی و پایینی در سراسر سازمان. — متمرکزسازی: . مراحل مشخص نگهداری اختیار و قدرت در سطوح بالای مدیریت.
فعالیتهای هماهنگ سازی . هماهنگ سازی چیست؟ — مراحل پیوند فعالیتهایبخشهای مختلف سازمان. . ضرورت هماهنگ سازی چیست؟ — سیستمها باید به سمت فعالیتهایی در هر بخش تمرکز یابند که در جهت دستیابی به اهداف سازمان باشند.
سه شکل اصلی وابستگی بین بخشی 1- وابستگی بین بخشی عمومی: — وقتی واحدها با کمترین تداخل عمل می کنند و خروجی انهابه سادگی درسطح سازمانی انباشته و استفاده می شود. 2- وابستگی بین بخشی متوالی: — وقتی خروجی یک واحد ورودی واحد دیگری باشد. 3- وابستگی بین بخشی متقابل: — وقتی فعالیتها به طور دو جانبه در جریان باشند. روشهای ساختاری هماهنگ سازی – سلسله مراتب مدیریتی. – قوانین و روشها. – نقشهای رابط. – نیروی کار. اختلاف رده شغلی و موقعیت شغلی چیست؟ رده شغلی: -موقعیت مستقیمی در سلسله مراتب که مسئول انجام اهداف سازمانی است. موقعیت شغلی: موقعیتی که مسئول ایجاد و فراهم کردن تجربه و اگاهی و حمایت برای رده شغلی است.