بروكراسي و اثرات مثبت آن در سازمانها

1- مقدمه در حالي كه فايول و تيلور با مسائل مديريت دسته و پنجه نرم مي كردند يك جامعه شناس آلماني به نام ماكس وبر (۱۹۲۰-۱۸۶۴)براي ساختارهاي اختيار، تئوري خاصي تدوين مي كرد كه در آن نوعي سازمان را به نام بروكراسي مشخص مي ساخت. جنبه هاي متفاوت بروكراسي تعريف نقش ها در يك سلسله مراتب بود كه در آن، كاركنان بر پايه لياقت منصوب شوند، از قوانين تبعيت كنند و رفتاري بي طرفانه داشته باشند. اصطلاح بروكراسي در معاني مختلفي به كار برده مي شود و همين، موجب درك نادرست از معاني واقعي آن شده است. مشهورترين معاني آن عبارتند از:
بروكراسي، تشريفات زائد است يعني كاغذ بازي و مقررات اضافي كه موجب از بين رفتن كارايي مي شود. اين معني منفي كلمه است.
بروكراسي، دستگاهي اداري است، يعني همه ابزار و امكانات دولت مركزي و محلي. اين معنا، مشابه تشريفات زائد است.
بروكراسي، نوعي شكل سازماني است، داراي ويژگي هاي مشخص از قبيل سلسله مراتب اختيار و نظام مقررات (ماكس وبر). ماکس کارل امیل وبر متولد ۲۱ آوریل ۱۸۶۴ میلادی در ایالت تورینگ آلمان است.وی جامعه‌شناس اواخر قرن نوزده و اوایل قرن بیست میلادی بود. وی از بنیانگذاران جامعه‌شناسی جدید محسوب می‌‌شود. اهم مفاهیمی که وی وارد این علم کرد عبارت‌اند از تفهم، نوع آرمانی، تفرد پدیده‌های جامعه شناختی و تاریخی و فراغت از ارزش یا بیطرفی ارزشی. روش‌شناسی ماکس وبر از نوع تفهمی و خردگرا است که با روش‌شناسی پوزیتویستی تفاوت دارد. ماكس وبر از نظر تاريخي همزمان با فايول و تيلور، از نخستين پيشگامان تفكر مديريت بود كه پيش از اين از آنها سخن گفته شد. اما برخلاف آنها، وبر يك دانشگاهي بود نه يك مدير اجرايي. علاقه او به سازمان ها و ساختار اختيار در آنها سرچشمه گرفت. او مي خواست بداند چرا كاركنان سازماني از افراد ما فوق پيروي مي كنند. مشاهدات مطالعات و نتيجه گيريهاي او، براي نخستين بار در 1947از زبان آلماني ترجمه و انتشار يافت. در اين نوشته كه به نام تئوري سازمان اجتماعي و اقتصادي بود او واژه بروكراسي را براي ترويج نوعي سازمان كه كما بيش عملاًدر هر موسسه خصوصي و عمومي وجود دارد به كار برد. وبر با تجزيه و تحليل سازمان ها 3 نوع اختيار مشروع را شناسايي مي كند:
سنتي
كاريز ماتيك
عقلايي يا قانوني نخست لازم است بدانيم منظور از اختيار مشروع چه بود. اختيار را بايد از قدرت متمايز دانست. قدرت موضوعي يك طرفه است. دارنده آن مي تواند از طريق زور يا پاداش، ديگري را وادارد كه به دلخواه او رفتار كند. اما در اختيار، قبول حاكميت توسط فرو دستان نيز نهفته است. به بيان ديگر اختيار را مي توان تنها محدوده مورد موافقت فرودستان به كار برد. منظور وبر از اختيار مشروع، همين موقعيت اخير است. سه نوع اختيار مشروع تشريح شده توسط وبر را مي توان به صورت زير خلاصه كرد:
اختيار سنتي: كه در آن پذيرش افراد واجد اختيار از سنت و رسم ناشي مي شود.
اختيار كاريزماتيك: كه در آن پذيرش از وفاداري و اعتماد به توانايي هاي شخصي حكمران سرچشمه مي گيرد.
اختيار عقلايي يا قانوني: كه در آن پذيرش از مقام يا سمت دارنده يا اختيار كه توسط مقررات و دستور العمل هاي سازمان محدود و مشخص شده، ناشي مي شود. امروزه اين شكل است كه در اكثر سازمان ها وجود دارند و اين شكلي است كه وبر به آن نام بروكراسي داده است. وبر معتقد است يكي ديگر از مباني اختيارات، قوانين و مقررات صريح و روشني است كه موجوديت سازمان را جنبه عقلايي مي دهد و اختيارات را در نظر مرئوسين مشروع جلوه گر مي نمايد. همچنين او معتقد است سوابق، محيط اجتماعي و شرايط فرهنگي مختلف، عواملي هستندكه مباني اختيارات را در سازمان ها تعيين مي نمايند. مثلاً در جوامع قرون وسطايي اغلب اختيارات ناشي از رسم سنت بود و در جوامع مدرن امروزي اغلب اختيارات ريشه هاي بروكراتيك و در سازمان هاي انقلابي مثلاً انقلاب 1917روسيه اختيارات اغلب منشأ جذبه شخصي داشته است. از طرف ديگر وبر مي گويد: «اختيارات خانواده حتي در جوامع بروكراتيك بر مبناي رسم و سنت، اختيارات سازمان هاي وسيع و پيچيده حتي در دوران قرون وسطايي بر اساس بروكراسي يا قوانين و مقررات و بالاخره اختيارات احزاب سياسي و انقلابي حتي در يك جامعه كهنه و قديمي بر اساس كاريزماتيك يا جذبه استوار مي باشد.» وبر پس از تجزيه و تحليل بالا نتيجه گيري مي كند كه اداره ي مؤثر و مفيد سازمان هاي وسيع و پيچيده امروز مستلزم اعمال اختيارات مبتني بر مبناي بروكراتيك است. مباني ديگر اختيارات نظير كاريزما و يا رسم و سنت هيچكدام قادر نيست احتياجات سازمان هاي جوامع امروزي را جوابگو باشد زيرا فاقد يك سيستم منظم تقسيم و تخصصي كردن كارهاي سازمان است و ثانياً اساس و پايه هاي منطقي و عقلايي را براي انجام مؤثر فعاليت هاي سازمان ايجاد نمي كند و در اختيار نمي گذارد.
2- ساختار ايده آل سازمان هاي بروكراتيك‌‌‌‌(ويژگي هاي اصلي بروكراسي) وبر ساختار ايده آل سازمان هاي بروكراتيك امروزي را بر اصول زير استوار و آن ها را به تفصيل بيان كرده است:
تنظيم وظايف رسمي و مداوم سازمان در چارچوب مقررات و قواعد روشن: وبر معتقد است كه سازمان هاي عقلايي امروزه بايد مداومت و ثبات خود را حفظ كنند و براي انجام دادن وظايف سازماني رفتار و راه حل هاي استاندارد و يكنواختي را به وجود آورد. وجود قواعد به اين دليل لازم است كه امكان اينكه وظايف سازمان هاي وسيع به صورت مواردي منحصر به فرد و انفرادي به طور مؤثر و با صرفه انجام گيرد بسيارضعيف و يا اصولاًغير ممكن است.
ايجاد زمينه براي ابراز شايستگي
الف: تقسيم منظم كارها براي مسئولين تعهد و مسئوليت ايجاد می كند.
ب: براي تسهيل انجام اين چنين مسئوليت ها، اختيارات لازم را تفويض مي نمايد.
ج: و بالاخره مسائل را مناسب با شرايط مختلف دقيقاً مشخص نموده و در اختيار مجريان قرار دهد. به عبارت ديگر ايجاد زمينه مناسب براي ابراز شايستگي در سازمان بر اساس تقسيم منظم (كار، حقوق و قدرت) امكان پذير خواهد بود. بنابراين، نه تنها افراد سازمان بايد شغل خود را صراحتاً بشناسند و وسايل مورد لزوم را يكي از عوامل مهم فرماندهي بر ديگران است در اختيار داشته باشند، بلكه بايد به حدود شغل، حقوق و قدرت خود آگاه باشند و پا را از گليم خود فراتر ننهند و در حوزه مسئوليت و نقش ديگران قدم نگذارند و هدف هاي كلي سازمان را تحت الشعاع هدف هاي خود در نياورند.
استقرارسيستم آموزش هاي فني و تخصصي: معمولاً قواعد و مقرراتي كه در هر پست و مقام، وظايف ساز ماني را محدود و مقيد مي كند، اغلب فني ، تخصصي و منطبق بر فرم هاي مختلف سازماني مي باشند. بنابراين تنها كساني مي توانند در اين تيپ ها به ايفاي موفقيت آميز مسئوليت هاي خود بپردازند كه از آموزش فني و تخصصي بهره كافي گرفته باشند. وبر همچنين معتقد است كه اختيارات بروكراتيك مدير در پست هاي سازماني وسيع، از دانش تحصيلات و آموزش هاي تخصصي او ريشه مي گيرد زيرا دانش و آموزش فني يك مدير است كه اختيارات او را هم در نظر مرئوسين، مشروع و قابل قبول جلوه گر مي سازد.
ايجاد سلسله مراتبي از مقامات و پست هاي سازماني: به نظر وبر اطاعت و انجام دادن كار در سازمان بر حسب اتفاق به وجود نمي آيد و بايد به طور منظم مورد بازرسي و نظارت قرار گيرد. لذا به منظور حصول يك سيستم نظارت همه جانبه بايد بين پستها و مقامات سازماني و واحد هاي تحت سرپرستي آن ها، سلسله مراتب فرماندهي و نظارت ايجاد گردد تا ضمن آن پست ها و واحد هاي تحت نظارت و بازرسي دقيق مقامات بالاتر قرار گرفته، مقيد به پيروي از اصول و مقرراتي استاندارد باشند.
تفكيك مديريت و مالكيت: وبر تأكيد مي كند كه اعضاي اداري و مديريت سازمان ها از مالكين و هيئت امناي سازمان مجزا باشند. بعلاوه مايملك سازمان نيز بايد كاملاً از مايملك اعضاي اداري سازمان تفكيك گردد. همچنين نبايد مقام و موقعيت رسمي ناشي از سازمان با مقام و موقعيتي كه بر اثر عوامل غير از سازمان براي مديران ايجاد مي گردد اشتباه شود و به جاي هم به كار نرود.
آزادي سازماني: وبر معتقد است كه براي آزادي سازماني، لازم است كه از يك طرف منابع سازماني از قيد و نفوذ خارجي رها گردد و مطابق احتياجات سازماني تشخيص داده شود. از طرف ديگر مشاغل سازماني نيز بايد متناسباً به افراد شايسته و لايق توزيع و به آنها واگذار گردد.
ايجاد سيستم منظم ثبت و ضبط پرونده ها و مدارك در سازمان: يكي از موارد قوي انتقادات مخالفين بروكراسي اين است كه نگهداري و جريان بيش از حد پرونده ها و مدارك در سازمان نه تنها براي يك سازمان منطقي و عقلايي نيست بلكه سبب ايجاد قرطاس بازی و دوباره كاري هاي بي مورد مي شود و اين خود دليلي است بر غير عقلايي بودن كارها. ولي وبر معتقد است تنها ضابطه اي كه مي تواند هميشه نشان دهد كه قواعد و نرم هاي سازماني كاملاً اجرا شده است همانا ايجاد يك سيستم منظم بايگاني، ثبت و ضبط مدارك در سازمان است زيرا در غير اين صورت با ارتباطات شفاهي و لفظي نمي توان منظور فوق را تأييد نمود.
ايجاد سيستم منطقي حقوق و مزايا: وبر معتقد است كه پاداش هاي مادي بايد جنبه مستمر داشته و پرداخت آن به عهده سازمان باشد نه مشتري يا ارباب رجوع. اين امر افراد را به سوي سازمان و هدف هايش رهنمون مي سازد. بعلاوه بايد سيستم تر فيع آن چنان منظم باشد كه قدرت تحرك و جاه طلبي افراد را در كار ارضاءكند و آن ها را نسبت به شغلشان بيشتر وفادار سازد. اتزيوني معتقد است كه كليه تجزيه و تحليل ماكس وبر را بايد شامل اصولي دانست كه در اطراف يك شكل اساسي سازمان دور مي زند و آن اين است كه ساختار سازمان ها در مقابل فشار ها و نفوذ هاي خارجي آسيب پذير است و ضرورت دارد كه به طور مداوم آن ها رادر مقابل چنين فشارها، بسته و محفوظ نگهداشت تا سازمان بتواند تصميمات خود را خارج از نفوذ هاي خارجي و به منظور تحقق هدف هاي خود اتخاذ نمايد. شايد اين مهمترين دليلي باشد كه مدل ايده آل بروكراسي يك سيستم بسته است. ويژگي هاي ياد شده سازمان بروكراتيك، موجب مي شود كه اختيار صاحب منصبان، تابع مقررات و شيوه هاي منتشر شده اي باشد. از اين جاست كه اختيار مشروعيت دارد و مستبدانه نيست. اين نكته بيش از هر چيز باعث شد وبر اظهار كند كه ساز مان بروكراتيك مي تواند به بالاترين درجه كارايي برسد و به اين معنا عقلاني ترين وسيله شناخته شده براي اجراي كنترل ضروري بر سازمانهاست. به نظر وبر ، بروكراسي در سازمان هاي بزرگ غير قابل اجتناب بوده و شكي نيست كه همه مؤسسات با اندازه هاي مختلف در سراسر جهان، عملاً اين شكل سازماني را اختيار كرده اند. مهمترين عوامل در رشد سازمان هاي بروكراتيك بي ترديد دو عامل اندازه و پيچيدگي بوده است.
مراجع تئوري ها و فرايند مديريت. نوشته جي. اي. كل. مترجم دكتر سهراب خليلي انتشارات مركز آموزش مديريت دولتي. تئوري هاي مديريت و مدل سازش. تاليف منوچهر كيا. انتشارات مركز آموزش مديريت دولتي. سازمان و مديريت. دكتر علي محمد اقتداري. انتشارات مولوي. نظريه هاي جديد سازمان و مديريت. ابوالفضل صادقپور جلال مقدس. مؤلفين. مديريت اسلامي. محمد حسن نبوي. انتشارات بوستان قم