آشنایی اجمالی با مدیریت

تعاریف، اهداف، انواع، فرآیند،سطوح، مهارت ها، نقش ها، چالش ها تعریف مدیر مدير كسي است كه اداره افراد يك مؤسسه توليدي ، بازرگانـي ياخدماتي را به عهده داشته و با استفاده از منابع انساني و مادي آن را به نحو مطلوب اداره نمايد و به منظور نيل به اهـداف معين كه از طرف كارفرما يا هيات مديره تعيين شده در واحد تحت سرپرستي خود فعاليت نمايد . وی هم چنین مسئوليت بازدهي و بهره وري بيشتر كاركنان خود را از نظر كميت و كيفيت عهده دار است . تعریف مدیریت مديريت يعني هماهنگ کردن منابع انساني و مادي براي رسيدن به هدف. در تعريفي ديگر؛ مديريت به معنای سرپرستي انجام دادن کارها به وسيله و از طريق ديگران بیان شده است. – در تعاريف فوق بر دو موضوع تأکيد شده است : 1- وجود اشخاص مناسب براي انجام کارها 2- به انجام رساندن کارها به نحو مطلوب تعریف مديريت سازمان مديريت سازمان عبارت است از عملي که به صورت آگاهانه و مستمر انجام مي شود و به سازمان شکل مي دهد. فرآيند مديريت مديريت عبارست از فرآيند برنامه ريزي، سازمان دهي، رهبري و اعمال کنترل بر تلاش ها و کارهاي اعضاي سازمان و نيز در مورد استفاده نمودن از منابع سازماني براي دستيابي به هدف هاي اعلان شده سازمان. نقش های مديريت برخي از نقش هاي بسيار مهمي که مديران ايفا مي کنند عبارتند از: v نقش يک رهبر v نقش يک سخنگو v نقش يک نوآور v نقش يک رابط (نقش ايجاد ارتباط بين افراد) v نقش نظارتي (کسب اگاهي) v نقش مذاکره کننده (نقش تصميم گيري) انواع مدیران سطوح مديريت v مديران رده پايين سازمان v مديران مياني v مديران ارشد مديران عمومي مديران وظيفه اي سطح مديريت و مهارت هاي مديران 1- مهارت فني Technical Skill 2- مهارت انساني Human Skill 3- مهارت اصولي Conceptual Skill مديريت و روش هاي رهـبري 1- مديريـت خودکامـــه( دیکتاتوری ( در این نوع مدیریت ، مدیر بدون هيچگونه نظرخواهـي از ساير همکاران خود و یا ارائه توضيح در خصوص علت اقدامات جاري ،دستورالعملهايــــي را با خشونت صادر مي كند . اين نوع مديريت با کمترين حس وفاداري نسبت به سازمان انجام وظيفه نموده و هميشه به حرفه ، تخصص و مهارت خويش کاملا” معتقد است .اين گـروه از مديــران بــر روي تمايلات خود تکيه بسیـــاری دارند وبر اســاس معلومــات فني و حرفه اي خود عمل می کنند و در صورتی که مقـــررات و آئين نامه هاي سازماني با نظرات آنها مخالف باشد هیچگاه به آنها اهميت نخواهند داد . اينگونه مديران اعمال سلیقه شخصی را در حل و فصل مشکلات جايز مي دانند و از اين جهت کليه امور سازمان خود را با روش شخصي اداره مي کننـــد و هميشــــه ازکلمــه « من » بجاي « ما » استفاده مي کنند . اين گونه فضاي مديريتي داراي محيط كاري سخت و نامناسب مي باشد . در حال حاضر اين نوع مديريت ممکن است در مشاغل خاص مانند مشاغل نظامی جوابگو باشد اما در موارد دیگر عدم موفقيت آن كاملاً به اثبات رسيده است . 2- مديريت مهار گسيختــه در مديريت باري به هر جهت ومهار گسيخته مـشكلات به عهده كاركنان است و در مواقع ازدحام و شلوغي و نابساماني كار ، مدير در صـحنه كار حضور نداشته و در دفتر كار خود مانده و از مقابله بامـشكلات خودداري مي نمايد . در اين گونه مديريت گاهی روابط جاي قوانين و ضوابط را گرفته و همشهري بودن ، هم زبان بودن ، هم مذهب بودن و هم مسلک بودن باعث ميگردد افراد و کارکنان سازمان جايگاههاي رسمي خود را فراموش کرده و درقالبهاي غير رسمي و دوستانه باهم ارتباط برقرار کنند . گاهي اين افراد به جاي عملکرد مفید با ايجاد تشکل ها سدّ راه تحقق اهداف رسمي سازمان مي شوند . در کشورهائیکه تنوع و گوناگوني نژاد ، مذهب و زبان وجود دارد ، تشکلهاي غير رسمي در سازمانهابیشتر و قويتر مي باشند . در چنين فضائي – در سازمان يا هتل – فرهنگ سخن گوئي جانشين عمل و اقدام شده و سخن بسيار و عمل اندک مي گردد . کار مديريت و کارکنان حرافي و لفاظي است و به فعاليت و تلاش در راه تحقق اهداف توجه چندانی نمي شود و درنتيجه نظام کاري بي تحرک و منفعل است . هر کس کار و وظيفه اش را به ديگري واگذار ميکند و در پاسخگوئي شانه خالي مي کند و با آن که می داند صداقت در کلام ارزشمند استولي در سازمان بي صداقتي شايع می شود . محبت و صفا ستايش مي شود ولي روابط مديران وکارکنان خالي از احساس و عاطفه است . همه براي يکديگر خط و نشان مي کشند و براي خود جلوه دادن ، ديگران را سرکوب مي کنند .اين روش مديريتي بسيار ناموفق بوده و بامشـكلات پي در پي به سرعت بركناري مدير را در پي خواهد داشت . 3- مديريت دموكراتيك در این نوع مديريت ، مدیر ضمن هدايت فعاليت هاي واحـد تحت سرپرستي خود، خويشتن را نيز عضوي از اعضاي تيم دانسته و به صورت بحث و گفتگو و اظهار نظر درجلسات كاركنان را در تصميم گيريها سهيم مي دارد . در مديريت به روش دموکراتيک ،ارتباط بين مديران و کارکنان بسيار حائز اهميت مي باشد . دکتر مهدی الوانی در کتاب « مديريت عمومي » خود در اين مورد چنين مي نويسد : وجودارتباطات مؤثر و صحيح در سازمان همواره يکي از اجزاي مهم در توفيق مديريت به شمارآمده است . به تجربه ثابت شده است که اگر ارتباط صحيحي در سازمان برقرار نباشد ،گردش امور مختل شده و کارها آشفته مي شوند . هماهنگي ، برنامه ريزي ، سازماندهي ،کنترل و ساير وظايف مدير بدون وجود سيستم ارتباطي مؤثر در سازمان قابل تحقق نبوده ودر غياب چنين سيستمي امکان اداره سازمان موجود نخواهد بود . در هر سازماني اطلاعات بايد طي جريان ارتباطي مداوم در اختيار مدير قرار گيرد تا وي بتواند با آگاهي به انجام وظائف خود بپـــردازد . » يکي از علماي مديريت نقش اطلاعاتي و ارتباطي مديــررا در سازمـــان جزء اساسی ترین نقش هاي او قلمداد کرده است. به نظر اين نويسنده مدير داراي سه نقش عمده در سازمان است : – نقش جمع آوري اطلاعات – نقش ايجاد ارتباط بين افراد و اعضاي سازمان وانتقال اطلاعات – نقش تصميم گيري اگر به زماني که صرف انجام هر يک از وظايف مديريت مي شود بنگريم ، مشاهده مي شود که اکثر اوقات مدير صرف ايجاد ارتباط و انتقال اطلاعات مي گردد ، و همان طور که اشاره شد انجام کليه وظايف منوط به ايجاد ارتباط و حصول اطلاعات مي باشد . ارتباط بین مدیران و کارکنان تار و پود سازمان را به هم پيوند داده و موجب يکپارچگي و وحدت سازماني مي گردد . مسئوليت ايجاد ارتباطات صحيح در سازمان به عهده مديريت است ؛منظور از مديريت کليه سطوح مديريت از مدیران ارشد سازمان تا مراتب پايه سازماني است . از اين رو مديريت ها بايد از کم و کيف فرايند ارتباطي آگاه بوده و نحوه برقراري ارتباطات مؤثر را بدانند .به طور خلاصه ارتباط در مديريت عبارت است ازانتقال اطلاعات ، مفاهيم و معاني بين افراد و کارکنان که اين اطلاعات تنهاوقايع و نظرات نبوده بلکه احساسات و عواطف را نيز شامل مي شود . بنابراين زماني که اطلاع يا خبري را به فردي مي دهيم ، يا نظرمان را برايش بازگو مي کنيم با او ارتباط برقرار کرده ايم . همين طور زماني که به يکي از کارکنان « صبح بخير » ميگوئيم در نگاه ، حالات چهره ، طرز رفتار یا لحن صدايمان نکته اي هست که به طور غیرمستقیم بازگو کننده احساسات و عواطف ما مي باشد . بدين ترتيب ارتباطات عبارت است از انتقال و تبادل اطلاعات ، معانــي و مفاهيم و احساسهابيــن افـراد ، با واسطه يا بدون واسطه . تجربه نشان داده است كه اين روشيكي از موفقترين روشهاي مديريتي است . بديهي اســت سخــت گيــريهاي لازم و به موقـع برای جلوگیـــری از سوء استفاده ها را بايــد مـد نظـــر داشت . 4- مديريت مشارکتی ( جدی و مهربان ) مديريت مسئوليت پذيری است كه با برگزاری جـلسات بامعاونان و كاركنان مسائل و مـشكلات را از طریق بحث و مشاوره به طور جدی حل نموده ويا با مهربانی در حل آنها سعي و كوشش نمايد ، هميشه با مشكلات رو در رو بوده و درصحنه حضور داشته باشـد . هدف اصلي استفاده از اين روش ، مشارکت مديران و معاونان دربرنامه ريزي ، سازمان دهي ، ارتباطات سازماني ، تصميم گيري و خلاقيت ، فرآوري و درنهایت ایجاد صمیمیت است . در اين صورت همه مسئولين انگيزه ي بيشتري براي رسيدن به هدفهايي که در تعيين آن توافق و همکاري کرده اند نشان خواهند داد . در نتيجه ازآنجا که کار از سوی همگان ارزشيابي مي شود ، رده هاي پائين در رسيدن به هدفهاي شغلي رفتارهای خــود را با محبت هماهنـــگ مي کنند ، نظرات سرپرست مستقيم خود در طول کاررا دريافت می دارند و در صورت نیاز اصلاحات لازم را به عمل می آورند . بایدتوجه داشت که هدفها و برنامه ریزیهای آينده که با سعي ، کوشش و تفاهم مشترک تعيين شده بایستی منطقي و دست يافتني باشد . در غير اين صورت ، باعث فشارهاي روحي واضطراب در کارکنان رده پايين خواهد شد ؛ به علاوه هدفها بايد جدي بوده و جنبه هاي کيفي و کمي نتايج کار را در بر داشته و بيشتر عيني و قابل اندازه گيري باشند . گاهي ممکن است لازم باشد هدفهای مورد توافق جهت ضمانت اجرایی بیشتر به تصویب رده بالاترهم برسد .به نظر نگارنده ، اين بهترين روش مديريتي مي باشد ، چون مشارکت در اهداف همراه با تفاهم ، موجب رشد عطوفت و مهرباني بين كاركنان و مديران می شود . اهــداف مـديريــت در هر موسسه خدماتي ، بازرگاني و توليدي به جز اهداف مشترک ، مدیریت نیز هدفهاي خاصي دارد که بر اساس نياز و يا خواستهاي مالکين يا هيأت مدیره تعيين مي شوند . این اهداف عبارتنـد از : 1- تحكيم روابط انساني از طريق به كارگيري روشهای دموكراتيك 2- شناخت روشهاي مختلف مديريتي 3- آشنايي با نمودارهايسازماني مربوط به کارکنان و وظائف مديران 4- آشنايي با روش مقابله با عكس العملهاي کارکنان به هنگام ايجاد تغييرات در محيط كار و نحوه غلبه و برخورد با آن 5- سعي و كوشش در جهت ارتقاء سطح تخصص و مهارت کارکنان از طریق آموزشهاي مداوم 6- آشنايي با شـرح وظائف و مسئوليتهاي سرپرستان قسمت ها 7- آشنايي با ايجادروابط انساني بين كاركنان جرج کلود در کتاب « تاريخ انديشه هاي مديريت » اهداف مديريت علمي را به شرح ذيل عنوان کرده است : 1- تنظيم عمليات موسسات با توجه به معيارهاي بازار به منظور حفظ ارزش سرمايه و تداوم عمليات مطلوب 2- ايجاد اطمينان خاطر در کارکنان نسبت به تداوم عمليات و استمرار استخدام و آموزش و ایجاد در آمدشغلي کارکنان با توجه به معيارهاي بازار و در چهارچوب برنامه ريزيهاي انجام شده درمورد کار عادلانه 3- افزايش در آمد از راه تقليل ضايعات ، کوتاه کردن مراحل انجام کار و صـــرفه جوئــي در هزينه هاي پرسنلي و ساير هزينه ها که در نهايت به افزايش سودآوري و افزایش درآمد کارکنان منجر خواهد شد . 4- فراهم آوردن امکانات برخورداري از سطح زندگي بالاتر در نتيجه افزايش درآمد کارکنان 5- تأمين زندگي خانوادگي و اجتماعي مرفه و آسوده براي کارکنان از راه افزايش در آمد و برطرف کردن بسياري از عوامل مضطرب کننده در زندگيآنان 6- تأمين سلامت کارکنان و بهبود شرايط کار فردي و اجتماعي قابل قبول براي آنان 7- فراهم آوردن امکانات استفاده از حداکثر توانائي هاي افراد از طريقاعمال روشهاي علمي در تجزيه و تحليل کار ، انتخاب ،آموزش ، انتصاب ، انتقال وترفيع کارکنان 8- فراهم کردن فرصت هاي آموزشي تئوري و عملي در حين خدمت برايکارکنان در جهت شکوفائي هر چه بيشتر استعدادها و پرورش توانائي هاي آنان به گونه ايکه براي ترفيعات و مشاغل بالاتر آماده شوند . 9- قويت « اعتماد به نفس » و احساسارزش شخصي در کارکنان از طريق فراهم آوردن فرصت براي هر يک از آنان به منظور شناخت خود و درک اهمیت کارها ، برنامه ها و روشهاي انجام کار موسسه . 10- فراهم کردن امکان « خودشناسي » و « تعيين لياقتهاي شخصي » براي کارکنان از طريق ايجاد و تقويت محيط مناسب براي ارزيابي و شناخت توانائيهاي فردي و تأمين آزادي در روابط سازماني 11- کمک به رشد شخصيت کارکنان از طريق واگذاري کار مناسب به آنان 12- گسترش عدالت از طريق حذف تبعيضات در تعيين و پرداخت حقوق و مزايا و ساير امور مربوط به کارکنان 13- حذف عوامل نامطلوب محيطي عوامل موجود درگیری در بین کارکنان تلاش درجهت ایجاد تفاهم مشترک و تحمل يکديگر و در نتیجه تقويت کارنگارنده در حد مطالعات خود این اهداف را کاملترین می داند . اصـول روابط انساني بين مدير و كاركنان 1- در مورد نحوه ارتقاء كاركنان به پستهاي شغلي بالاتر توضیح داده شود . 2- در مواقعي كه نياز به تشويق باشد بايد سريعاً اقدام و اطــلاع رساني گردد . 3- هنگام ايجاد تغييرات احتمالي بايد سريعاً اطلاع رساني شده و چگونگي تغييراتو زمان انجام آن مشخص گردد . 4- با كاركنان ارتباط صحیح برقرار گردد و نسبت به حل مشكلات آنان در زمينة كار ، سازمان و يا مسائل شخصي تلاش شود . 5- استعدادهاو توانائيهاي افـراد تحت نـظارت شناسایی شود و از آنها در جهت نيل به اهداف استفاده بهینه شــود . 6- زمينه رشد و ترقي كاركنان را فراهم کرده و به منظور تشويق وپيشرفت ، آنــان را بــه واحد های دیگر منتقل کنــد . 7- به منظور ارائه خدمات حرفه اي بهتر و انجام رفتار مناسبتر به کارکنان آموزش داده شود . مطالعه سازمان و مدیریت 1- عملکرد مديريت و سازمان v ميزان موفقيت سازمان در دستيابي به هدف هاي مورد نظر و ايجاد روابط رضايت بخش اجتماعي، تا حد زيادي، در دست مديران است. 2- کارايي و اثربخشي v پيتردراکر اين دو واژه را اين گونه تعريف مي نمايد: • کارايي يعني انجام دادن کارها به نحو شايسته يا مناسب. • اثربخشي يعني انجام دادن کارهاي شايسته يا مناسب. اصول ايجادارتباط صـحيح بين كاركنان و مديريت 1- هر كارمند ، وفاداري و وظيفه خود رابه واحـد مطبوع نشان دهـد و سعي نمايد فضايی مملو از اعـتماد در جهت پيش برد اهداف سازمان به وجود آورد . 2- احساس عــلاقه مندي همراه با وظيفه شناسي را در انجام کار بالا برده و ارتباط خود را با مديريت مستحـكم نمايد . 3- ایجاد همكاري وهمفـكري و كار تيمي که موجب هماهنگي در گردش كار شده و اعتماد بين كاركنان و مديررا افزايش داده و باعث آرامـش در گردش كار مي گردد 4- ایجاد محيط كاری پر ازصفا و صميميت که باعث حل مـشكلات گرديده و نهايتاً منجر به پيشرفت و توسعه مي گردد و ارتباط بين كاركنان و مديران و بالعكس را تحكيــم مي بخشد . چالش های مدیریت 3- نياز به داشتن يک چشم انداز v براي هر مديري داشتن چشم اندازي براي آينده و سود جستن از شرايط و موقعيت هاي در حال تغيير از اهميت زيادي برخوردار است. 4- نياز به رعايت اصول اخلاقي v تصميماتي که مديران در سازمان اتخاذ مي کنند داراي دامنه وسيعي، در داخل و خارج از سازمان، خواهد بود. 5- نياز به دادن واکنش مناسب در برابر ناهمگوني فرهنگي v سياستهايي که در زمينه سيستم آموزشي، مسافرت، ارتباطات ومهاجرت افراد پيوسته درحال تغيير است، پايان يافتن جنگ سرد و چند دهه صلح و آرامش باعث شده اند که موانع فرهنگي (موانعي که از اين نظر در گذشته وجود داشت) از بين بروند.